La communication dans votre association et autres structures

La recherche de visibilité : Comment attirer de nouveaux adhérents / élèves ?

Différents points sont à aborder :

• Le B.A-ba de la communication
• Communication interne et externe
• Établir une stratégie
• Quels canaux de communication d’association, école et club pour attirer des élèves ?
• Mesurer et ajuster votre stratégie de communication

Il s’agit d’établir un maillage de communication multicanal et multi-supports. Les moyens de
communication d’une association sont nombreux. Du point de vue de votre structure, l’objectif est de
marquer votre entité et d’acquérir une visibilité optimale auprès des adhérents. Il s’agit de réunir tous les
leviers d’action utiles à une bonne visibilité. Nous allons faire de vous les rois du marketing !

1/ Le B.A-ba de la communication pour association, club et écoles

Soyons pragmatique dans un premier temps … Qu’est ce que la communication ? C’est simplement l’art
de communiquer, de transmettre une ou plusieurs informations à quelqu’un, à un groupe, ou encore à
une masse (selon la quantité). Ainsi l’acte de communication dans le domaine professionnel – dit
marketing – a pour but de faire connaitre, d’augmenter sa notoriété et aussi de se faire comprendre par le
plus grand nombre ou par un public ciblé. Clairement indispensable au lancement et à l’évolution de
votre structure, association, surtout en prenant conscience du poids des médias et des réseaux sociaux dans notre société aujourd’hui.

Aussi, prévoyez un temps de travail autour de l’identité visuelle de votre association pour la communication. Cette dernière prend en compte : un logo, une ou plusieurs typographies définies, des codes couleurs qui vous représentent, un slogan ou une phrase accrocheuse et pourquoi pas des motifs. Nous vous conseillons de garder ses caractéristiques sur tous les supports que vous utiliserez. Cela vous permettra :

• De paraitre plus professionnel auprès de vos auditeurs
• D’être reconnaissable sur le marché (vous en avez l’exemple avec les grandes marques qui nous
  entourent)
• D’avoir une véritable identité

2/ Communication interne et externe

La communication de votre association n’est pas quelque chose qui s’applique uniquement à vos adhérents. Vous aurez à appliquer ce système également au sein de votre équipe. C’est pour cela que nous faisons la différence entre :

• la communication externe qui concerne l’association et ses missions (pour le grand public) ;
• la communication interne (pour les bénévoles, les salariés, les professeurs,…) ;
• la communication de soutien au développement des ressources (pour les financeurs). Une priorité qui viendra par la suite peut être !

Nous verrons dans le prochain point comment s’y prendre pour la communication externe au sein de
votre association. Patience ! Pour ce qui est de la communication interne vous pouvez utiliser différentes
solutions selon l’information à diffuser. Pour faire court à chaque information son support. Pour les
courriers officiels, importants et administratifs, le papier/courrier reste encore très utilisé et représente
une certaine légalité. Il peut être parfois remplacé ou associé au mail. Le but de ces deux processus étant
la trace écrite à faire valoir. Pour la communication de planning, google agenda est par exemple un très
bon outil, tout comme l’est WhatsApp pour donner des informations courtes et de manière rapide, avec
notamment les très à la mode messages vocaux. Attention, pour le bien de tous veillez à ne pas trop en
abuser et à respecter les horaires de travail. Il y a un temps pour tout ! Vous pouvez aussi opter pour un logiciel de gestion de planning pour faciliter votre organisation.

Aussi, la communication orale au sein de l’équipe est impérative. Nous vous conseillons donc de
capitaliser sur les réunions. Elles favorisent la résolution des problèmes. Elles permettent aussi de déceler
les enjeux et de prendre des décisions tout en écoutant les membres de votre team. Des réunions
individuelles peuvent aussi être bénéfiques. Vous montrez à chacun des membres qui la constituent que
vous prenez du temps pour lui : essentiel !

Aussi, n’oubliez pas : vous gérez de l’humain et vous devez jongler entre individualité et collectif. Plus vous présenterez un discours clair et préparé auprès de votre auditoire et plus le message passera facilement. Aussi, tact, diplomatie, une pointe de sel et d’humour seront vos meilleurs alliés !

3/ Établir une stratégie de communication pour votre association

Bien évidemment, une stratégie de communication n’est pas obligatoire et vous n’êtes pas non plus
obligé de faire appel à des professionnels pour le faire. Cela peut représenter un coût même si cela se
démocratise de plus en plus. D’ailleurs, n’hésitez pas à vous rapprocher de Viviarto pour cela.

Cependant, vous pouvez tout de même réfléchir à ce sujet en vous posant les bonnes questions :

• Vous allez dans un premier temps définir les objectifs de votre stratégie de communication. À quoi doit vous servir cette communication en question ?
• Ensuite, identifiez et comprenez la cible. En d’autres mots qui avez-vous envie d’attirer dans vos filets, mais aussi quels sont les besoins des personnes visées ?
• Vous allez ensuite choisir votre positionnement afin de répondre à ces besoins. Simplement, qu’avez
  vous à proposer ?
• Vous aurez également à établir un budget dédié à cette démarche.
• En parallèle, définissez les moyens de communication choisis pour votre association. Certains peuvent être gratuits comme les réseaux sociaux tout en vous laissant des options de positionnement préférentiels payantes. Vous en avez l’exemple avec Google ou encore Facebook. Renseignez-vous auprès de Viviarto.
• Vous rentrerez ensuite en phase de formulation. N’hésitez pas à réfléchir à différentes possibilités avant de faire un choix.
• Pour finir, réalisez un tableau qui représentera votre plan de communication. Voici les aspects à
  reprendre dans ce tableau : Cibles – Objectifs – Offre – Moyens de communication choisis – budgets
  associés – formulation – temporalité choisie.

Fixez des objectifs SMART

Un objectif flou (« être plus visible ») ne se pilote pas. Rendez chaque objectif SMART : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel. Plutôt que « gagner des adhérents », visez « 30 nouveaux inscrits avant la rentrée de septembre ». Vous saurez alors si votre stratégie de communication a fonctionné ou s’il faut l’ajuster.

Évaluez vos ressources

Avant de vous lancer, faites le point sur vos ressources humaines (qui anime les réseaux ? un bénévole ? un service civique ?), financières (budget pub, impressions) et matérielles (appareil photo, logiciels). Une stratégie ambitieuse sans bras pour la porter reste sur le papier.

Bien évidemment vous allez adapter votre communication à votre discipline, à la cible et même à votre
localisation.

4/ Quels canaux de communication pour attirer des élèves ?

Maintenant que vous savez communiquer, nous allons lister tous les supports de communication qui
pousseront vos élèves à

• S’inscrire
• Vous proposer de l’aide en tant que bénévole
• Faire un don à votre association (cf article collecter vos recettes)
• S’inscrire à votre newsletter
• Participer à vos évènements annexes
• Vous suivre sur les différents réseaux de communication

Ainsi, vous pourrez utiliser différents moyens afin d’obtenir une certaine visibilité et attirer de nouveaux
élèves. Voici tout ce que nous avons pu rassembler pour vous (oui nous restons généreux chez Viviarto) !

Vous avez la solution connue de tous, la communication papier (affiches, prospectus…). Attention
cependant à prendre en compte l’aspect écologique. C’est une question à laquelle nous nous devons
de penser et répondre. Ainsi, renseignez vous sur le moyen d’impression et limiter le nombre, car
soyons honnête, tout ou presque, part souvent à la poubelle. Essayez donc d’avoir une distribution
éthique et responsable ! Aussi, des mentions obligatoires doivent paraitre sur vos supports afin d’éviter
les poursuites, comme Ne pas jeter sur la voie publique pour vos impressions, les sources et copyright
pour les photos. D’ailleurs vous trouverez de nombreuses images gratuites et libres de droits sur
Pixabay ou encore Freepik.

• Vous pouvez également communiquer dans des évènements en lien avec votre secteur d’activité
  comme le forum des associations, ou les rencontres des fédérations auxquelles vous êtes possiblement affiliés.
• Concernant votre municipalité, renseignez-vous. Cette dernière n’a normalement pas le droit de faire de la publicité pour une seule association, mais vous pouvez demander à apparaitre dans l’annuaire des associations de votre ville. Le reste dépendra des partenariats que vous mettez en place avec cette dernière.
• Lors de votre lancement ou lors d’un évènement particulier et important, nous vous conseillons de
  contacter la presse local. C’est ce que nous pouvons appeler de la communication gratuite. Il serai donc dommage de ne pas en profiter. Attention au discours et à l’image que vous véhiculez !

• La présence sur les réseaux sociaux est (presque, nous sommes en démocratie) devenue obligatoire. Ainsi, la création d’un compte Facebook ou d’une page ainsi qu’un compte Instagram (pour certaine discipline comme la danse ou encore le yoga cela fonctionne très bien) peuvent être d’une grande importance. Vous pouvez également utiliser Snapchat ou encore Tik Tok si vous comptez dans votre auditoire de jeunes adolescents, et notamment vous en servir comme plateforme créative ! Soyons à la page !

• Vous pouvez également proposer des évènements dans vos locaux ou en visio. La crise sanitaire nous a montré certes les limites des cours en ligne mais aussi de sacrés points forts… alors pourquoi ne pas s’en servir pour communiquer. Grâce à cette méthode effacez les frontières spatiales et gagnez en visibilité !
• Une newsletter mensuelle est aussi un bon moyen de communiquer sur les actions que vous mettez en place. Attention aux lois RGPD !
• Aussi vos partenaires sont de très bons moyens de communication pour votre association et c’est là notamment où votre logo a toute son importance !
• Vous pouvez également utiliser les radios locales, spécialisées dans vos disciplines. C’est le cas
  notamment pour les radios diffusant de la musique latine qui vous permettront de valoriser les danses salsa ou bachata.
• Développez au fil du temps des objets marketing ayant pour effigie votre logo !

Nous gardons le meilleur pour la fin : le site internet

Ce dernier représente votre carte d’identité du net ! À ne pas mettre de côté ! La création d’un site
internet est un bon moyen pour les associations de se faire connaître et de parfaire leur communication, cependant, cela demande un suivi, une mise à jour régulière, car les pratiques évoluent très rapidement. De nombreux outils pourront vous aider comme 1&1 ou WordPress. À partir de ce moment, de nombreux risques apparaissent tels que le risque de se faire pirater et voler ses données. Viviarto peut aider votre association à avoir de la visibilité en toute sécurité.

Viviarto en lui-même est également un excellent moyen de communication car vous apparaissez sur sa
plateforme. Ainsi, plus votre nom apparaitra et mieux ça sera ! Attention cependant à rester dans votre
domaine d’activité pour ne pas tout mélanger !

Mesurez et ajustez votre stratégie de communication

Une stratégie de communication n’est jamais figée. Pour savoir ce qui fonctionne, suivez quelques indicateurs simples, mois après mois :

• le nombre d’abonnés et le taux d’engagement sur vos réseaux sociaux ;
• le taux d’ouverture et de clic de votre newsletter ;
• surtout : d’où viennent vos nouveaux inscrits ? (bouche-à-oreille, Instagram, forum des assos…). C’est l’info la plus précieuse pour réinvestir sur les bons canaux.

Demandez simplement « comment avez-vous connu l’association ? » au moment de l’inscription. Au bout d’une saison, vous saurez exactement quels leviers garder, lesquels abandonner, et comment ajuster votre stratégie l’année suivante.

Astuces : veillez à adapter votre discours selon l’âge de la personne à qui vous vous adressez. Si votre
public est jeune, allez à leur rencontre, assurez un bon accompagnement, une bonne intégration,
proposez une offre adaptez, faites preuve d’ouverture en posant vos limites ! Après tout, la jeunesse
représente en partie l’avenir de votre structure. Si votre association a pour adhérents du jeune public, veillez à rassurer les parents dans votre communication.

Mots de la fin : Vous l’avez compris, la communication de votre association reposera sur l’interactivité, le dialogue mais aussi la convivialité et un certain dynamisme. Ceci dans le seul but : ne pas avoir un public uniquement consommateur mais un public engagé et heureux de faire partie de l’aventure qui deviendra collective ! Pour la gestion de votre association, n’hésitez pas à vous renseigner sur notre logiciel de gestion d’association et autre structure.