Outil de communication, planning, inscription, facture et paiement en ligne...

Gagnez du temps avec le logiciel qui regroupe tout vos besoin pour gérer votre école, association, club, studio…. Enormément de possibilités : inscription, planner, facture, paiement, outil de communication 100% en ligne.

Planning en ligne
Planifiez vos activités et gérez vos intervenants
Gérez vos inscriptions en ligne
Inscription en ligne simple et moderne, garantie en moins de 4 minutes !
Collectez vos paiement en ligne
Gérez 100% de vos encaissements
Outil de communication
Module d'emailing et de SMS pour communiquer avec vos membres
Finance et facture en ligne
Envoyer vos facture en un clic
Faites vous connaître
rendre visibles vos cours et stages sur la plateforme Viviarto.com et participer à nos réseaux
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Planning en ligne

Planifiez vos activités et gérez vos intervenants

Gérez vos inscriptions

Inscription en ligne simple et moderne, garantie en moins de 4 minutes !

Collectez vos paiement en ligne

Gérez 100% de vos encaissements, en ligne ou en direct

Outil de communication

Module d’emailing et de SMS pour communiquer avec vos membres

Finance et facture en ligne

Envoyez vos factures en un clic

Faites vous connaître

Rendez visibles vos cours et stages sur la plateforme Viviarto.com

1. Planifiez vos activités et gérez vos intervenants

Organiser vos activités avec le planning en ligne n’aura jamais été aussi simple ! Quel que soit le cours annuels collectifs ou individuels, séances ponctuelles, mais aussi stages ou cartes de cours : Tout est paramétrable et très flexible. Ensuite, gérez le planning de vos intervenants et le tour est joué !

De plus la première année d’utilisation, Viviarto vous accompagne à 100% : ainsi nous effectuons tous les paramétrages à votre place et sous votre contrôle. Alors c’est un soulagement énorme et la certitude d’un planning parfaitement conforme à votre réalité.

image de la partie "planner en ligne" du logiciel viviarto
inscription image

2. Gérez vos inscriptions, en ligne et « papier »

Deuxièmement nous proposons aux associations, écoles, studios et clubs l’inscription en ligne la plus ergonomique dans les secteurs artistique, sportif et culturel. Nous sommes les experts des parcours d’inscription complexes. Avec les tarifs dégressifs, réductions « famille », documents multiples à joindre au moment de l’inscription, paiement en plusieurs fois…

Croyez-nous, ils vont adorer. Car l’inscription en ligne est simple et moderne, garantie en moins de 4 minutes ! Ou bien, enregistrez dans le logiciel les inscriptions « papier » des inscrits qui n’ont pas souhaité s’inscrire en ligne.

3. Collectez vos paiements, en ligne et « sur place »

Désormais le module des paiements en ligne Viviarto vous permet de gérer 100% de vos encaissements : CB, prélèvements SEPA, chèques, chèques ANCV, Coupons Sport, etc. De même, tout est paramétrable. Aussi vous pouvez utiliser Viviarto sans activer le paiement en ligne si vous le souhaitez.

Aussitôt que vous l’activez, le paiement en ligne Viviarto vous permet de proposer jusqu’à 12 prélèvements à vos inscrits ! Temps de traitement de vos encaissements : 0 minute !

collectez paiement en ligne
planner en ligne

4. Administrez vos inscrits : Adhérents, élèves, participants

Chaque inscription en ligne met à jour en temps réel votre base de données adhérents / élèves. Ce qui signifie : plus de ressaisie d’information. Tous les inscrits sont déjà bien classés cours par cours dans le logiciel ! Ainsi, plus d’erreurs dans les adresses mail non plus. Car les inscrits se trompent rarement lorsqu’ils font eux-mêmes l’inscription directement en ligne.

Et si un un inscrit s’est trompé de cours ? Vous pouvez le changer d’activité en moins de 30 secondes.

Aussi, vos listes d’élèves sont déjà constituées et vos intervenants peuvent faire l’appel depuis leur smartphone !

5. Gérez vos finances, facturez vos inscrits

Tout d’abord, suivez avez précision vos encaissements consolidés au même endroit : Paiements en ligne, chèques, les chèques ANCV, Coupons Sport, l’espèces… Ensuite, enregistrez tous vos paiements « sur place » dans le logiciel et éditez facilement vos bordereaux de remise de chèques. Ainsi, restez informé.e en temps réel de l’évolution de votre trésorerie passée et prévisionnelle.

Egalement, facturez vos inscrits depuis le module de facturation Viviarto et envoyez vos factures en un clic. Par exemple, pour les prises en charge CE.

facture en ligne illustration
screen de la partie "outil de communication" du logiciel de gestion

6. Communiquez avec vos inscrits : Emailing et SMS

En tant qu’administrateur d’une association, école, d’un studio ou d’un club vous le savez : Communiquer quotidiennement avec vos adhérents ou élèves est capital. Vu que cela permet de renforcer la fidélisation et le taux de satisfaction. D’ores et déjà, notre logiciel vous propose un outil de communication: d’emailing et d’envoi de SMS très pratique.

Quoiqu’il en soit : Un message envoyé depuis Viviarto est forcément reçu par son destinataire, et pas dans les spams !

7. Faites connaître vos activités : Gagnez de nouveaux inscrits !

Enfin, il s’agit d’une option gratuite réservée aux associations, écoles, studios et clubs qui gèrent leurs inscriptions grâce à notre logiciel. En bref, si vous le souhaitez, nous pouvons rendre visibles vos cours et stages sur la plateforme Viviarto.com. Ainsi, toute la communauté des internautes Viviarto peut accéder à vos activités.

C’est un vrai tremplin pour les structures qui activent cette option, qui leur permet d’accélérer le développement de leurs activités, d’augmenter le nombre de leurs inscriptions.

illustration gagner des nouveaux inscrits

FAQ

Proposer l’inscription en ligne à vos élèves ou adhérents pour vos activités est vraiment important, pour au moins deux raisons :

  • L’inscription en ligne vous permet d’augmenter vos inscriptions : Si quelqu’un entend parler de votre prochain stage mais qu’il ne peut pas s’y inscrire de manière simple depuis votre site Internet, vous perdez un adhérent. Dans le cas contraire, vous gagnez un adhérent, pour ce stage et potentiellement pour la saison suivante à l’année !
  • L’inscription en ligne allège énormément votre charge de travail administrative : Chaque élève qui s’inscrit en ligne est un dossier d’inscription en moins à enregistrer manuellement dans le système 😉

 

Par ailleurs, l’inscription en ligne permet de diminuer les erreurs de saisie des adresses mail par exemple ou de rendre l’inscription à vos activités accessible en-dehors des heures de permanence.

Oui, ça change tout ! Vos adhérents ont besoin d’un présentation claire et fluide de vos activités, s’ils rencontrent la moindre difficulté dans leur parcours d’inscription en ligne, ils risquent de passer à autre chose sans finaliser leur inscription.

La présentation de vos activités sous forme de planning est primordiale pour simplifier les inscriptions car vos élèves recherchent leurs activités en fonction des jours et horaires auxquels ils sont disponibles. Ils doivent pouvoir voir en un coup d’œil quels sont les cours qui correspondent à leurs contraintes.

Les formats de planning proposés par Viviarto sont 100% intuitifs et lisibles sur tous les supports : Smartphone, ordinateur, tablette.

Absolument pas car vous pouvez gérer 100% de vos inscriptions dans le logiciel de gestion d’association Viviarto : Les inscriptions en ligne et les inscriptions « papier » 😉

Nous vous recommandons de privilégier l’inscription en ligne pour vos adhérents, de leur donner envie de l’utiliser, car chaque nouvelle inscription en ligne réduira votre charge administrative manuelle. Mais pour tous les adhérents qui ne souhaitent pas passer par l’inscription en ligne, il leur suffit de remplir votre dossier d’inscription papier traditionnel et de vous l’apporter.

Une fois les dossiers d’inscription papier en main, il vous suffira de les saisir depuis votre espace administrateur dans le logiciel de gestion d’association Viviarto. L’interface de saisie est simple d’utilisation, quel que soit la connaissance informatique de vos administrateurs ou bénévoles, ils ne rencontreront aucune difficulté à enregistrer les dossiers d’inscription papier dans le logiciel.

Oui bien sûr, « inscription en ligne » ne signifie pas forcément « paiement en ligne ». Il est important de comprendre la différence.

Il y aura toujours des personnes qui ne refuseront le paiement en ligne et nous respectons cela. Mais si vous les acceptez, ces personnes doivent tout de même pouvoir s’inscrire à vos activités et vous régler par d’autres moyens.

Le logiciel de gestion d’association Viviarto vous permet de proposer l’inscription en ligne, avec ou sans paiement en ligne. Dans tous les cas, proposer l’inscription en ligne fera diminuer votre charge administrative : même s’il vous reste les paiements à collecter de votre côté, vous économiserez la saisie manuelle de tous les dossiers d’inscription.

  • Les moyens de paiement en ligne que vous pouvez proposer au moment de leur inscription en ligne sont :
  • Paiement par Carte Bancaire, jusqu’à 10 fois
  • Prélèvement bancaire SEPA, jusqu’à 10 fois

En plus des paiements en ligne, vous pouvez proposer tous les règlements en direct dont vous avez
l’habitude :

  • Chèques
  • Chèques ANCV et coupons sports
  • Espèces
  • Bons loisirs

Une fois l’inscription faite, vous pourrez facilement enregistrer les règlements collectés depuis
l’espace administrateur de votre compte Viviarto.

 

Oui bien sûr ! Quelle que soit la complexité de votre grille tarifaire, votre Référent⋅e Viviarto trouvera le moyen d’adapter le logiciel à votre fonctionnement, afin que vos adhérents retrouvent les informations qu’ils ont l’habitude de voir chez vous.

Certaines structures qui utilisent Viviarto au quotidien ont plus de 40 tarifs différents en fonction du nombre de cours choisis, des disciplines ou de l’âge des participants.

La pratique de tarifs dégressifs lorsqu’un élève réservent plusieurs cours hebdomadaires d’un coup est particulièrement fréquente chez les écoles de danse et les studios de yoga, mais quelle que soit votre secteur vous pourrez intégrer facilement vos tarifs dans le logiciel de gestion d’association Viviarto.

Concernant votre grille tarifaire, notre équipe de passionnés est également à votre disposition pour
vous partager les bonnes pratiques de votre secteur et réfléchir avec vous aux pistes de simplification
si vous le souhaitez.

Oui absolument ! C’est un gros avantage de Viviarto par rapport à un logiciel de gestion d’association centré sur la comptabilité : Nos outils ont été pensés pour simplifier chaque étape de la vie de vos inscrits au sein de votre structure. Les fiches de présence font partie de ces fonctionnalités utiles complémentaires.

Depuis votre espace administrateur Viviarto vous avez la possibilité d’éditer les fiches de présence cours par cours sur format papier ou bien d’indiquer la présence de chaque participant directement depuis votre smartphone. Ce module de Liste de Présence Digitale est très pratique pour donner à vos intervenants uniquement l’accès à la liste de leurs élèves.

La centralisation digitale de vos fiches de présence est également très utile pour suivre les statistiques de fréquentation de votre structure ainsi que l’assiduité de vos adhérents à leurs activités.

Oui tout à fait. La communication entre vos élèves et vous est plus simple lorsque vous utilisez Viviarto pour gérer vos inscriptions.

Grâce au module Ecrire à mes participants, vous pouvez envoyer des mails ciblés à un ou plusieurs adhérents en même temps en toute sécurité. Les filtres par activité, cours et dates sont très pratiques pour envoyer la bonne information au bon groupe.

L’envoi de SMS est également possible depuis la plateforme Viviarto. Cette fonctionnalité est très pratique pour avertir du retard d’un professeur à un cours à la dernière minute par exemple.

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