Logiciel de gestion d’école de danse : inscriptions, planning, paiements
- Co-construit depuis 8 ans avec plus de 200 structures
Vous dirigez une école de danse ? Entre la rentrée de septembre, les inscriptions qui s’accumulent, les cours d’essai à gérer et les familles à relancer, l’administratif prend trop de place. Viviarto centralise tout ça — pour que vous passiez votre temps à transmettre, pas à gérer.
Avec un accompagnement humain fort, notre équipe vous aide à mettre en place une solution adaptée à votre réalité terrain.
- Centralisez inscriptions, paiements et listes d’attente
- Suivez le remplissage des cours en temps réel
- Soyez accompagné par une équipe qui connaît la danse
Les défis du quotidien pour une école de danse
La rentrée devient vite une période sous tension
Réinscriptions, cours d’essai, dossiers incomplets, relances… tout s’accumule au même moment.
Les inscriptions et les cours d’essai sont compliqués à suivre
Multi-cours, fratries, niveaux, exceptions… la gestion devient vite lourde pour votre équipe.
Le suivi des paiements et des impayés demande trop d’énergie
Vous passez du temps à vérifier, relancer et retrouver les informations au lieu d’avoir une vue claire.
Le planning, les quotas et les listes d’attente manquent de lisibilité
Quand tout change vite, garder une organisation claire par créneau et par cours devient difficile.
Communiquer avec les élèves et les familles prend trop de temps
Retrouver les inscrits, envoyer les bonnes infos et répondre rapidement devient vite chronophage.
Au final, vous passez trop de temps à gérer l’administratif…
et pas assez à faire vivre votre école de danse.
Et si tout devenait simple ?
Vos réinscriptions se lancent sereinement avant la rentrée
Vos élèves et leurs familles peuvent se réinscrire en ligne, choisir leurs cours et compléter leur dossier sans bloquer votre été.
Vos tarifs danse s’appliquent sans casse-tête
Cours à l’unité, plusieurs disciplines, réductions fratrie, remises multi-cours ou adhésion : les bons montants se calculent automatiquement.
Vous suivez facilement les paiements, échéances et impayés
CB, prélèvement, chèques, Pass’Sport, ANCV : vous savez qui a réglé, ce qu’il reste à encaisser et qui relancer.
Vos groupes, niveaux et listes d’élèves restent clairs
Débutants, intermédiaires, avancés, éveil, classique, jazz, contemporain, street : vous gardez une vision nette de vos cours et de vos effectifs.
Vous centralisez enfin toute la gestion de votre école de danse
Inscriptions, dossiers, justificatifs, paiements, présences et communications : tout est regroupé au même endroit, sans ressaisie.
Vous êtes accompagné par une équipe qui connaît vraiment la danse
Saison, rentrée, cours d’essai, gala, contraintes administratives : vous échangez avec des personnes qui comprennent votre fonctionnement.
Un logiciel pensé pour les écoles, studios et associations de danse.
“C’est un gain de temps énorme : je peux envoyer des mails facilement à tous les élèves, gérer les factures, créer des listes…”
Je tenais à remercier l’équipe de Viviarto pour leur plateforme qui a vraiment simplifié mon quotidien. Tout est centralisé et très simple à utiliser. Aujourd’hui, c’est devenu un outil indispensable dans mon organisation. Merci pour cette solution efficace et bien pensée !
Déjà adopté et recommandé par de nombreuses écoles de danse
Déjà adopté par de nombreuses structures de danse, Viviarto est apprécié pour sa simplicité d’utilisation, le gain de temps qu’il apporte sur l’administratif et la proximité de son accompagnement humain.
Toutes les fonctionnalités essentielles pour gérer une école de danse
Viviarto centralise les outils dont une école de danse a besoin pour gagner du temps, mieux s’organiser et soulager son administratif : inscriptions, planning, paiement, suivi des élèves, communication, quotas, listes d’attente et gestion des stages.
Optimisez votre planning de cours
Créez votre planning de la saison : cours de classique, modern-jazz, hip-hop, contemporain… par niveau, par intervenant, par salle. Suivez en un clic les créneaux complets, les places restantes et vos listes d’attente.
Fluidifiez les inscriptions
Proposez un parcours d’inscription simple et intuitif pour réduire les erreurs, limiter les échanges inutiles et rendre vos futurs inscrits plus autonomes.
Facilitez les paiements
Laissez à vos élèves le choix du mode de règlement : en ligne, sur place ou selon votre organisation habituelle. Vous gagnez en souplesse sans compliquer votre gestion.
Communiquez facilement avec vos familles
Envoyez des emails et SMS à vos élèves, adhérents ou familles pour partager les bonnes informations au bon moment.
Suivez vos factures et encaissements
Générez vos factures, suivez les règlements et gardez une vision claire de vos encaissements tout au long de la saison.
Simplifiez l’accueil et le pointage
Scannez à l’entrée, suivez les présences en temps réel et retrouvez facilement vos feuilles de présence digitales.
Reprenez le contrôle sur votre temps
Simplifiez votre gestion, gagnez en sérénité, et concentrez-vous sur ce qui compte vraiment.
Nous dansons à vos côtés 💃
Un accompagnement humain à chaque étape de l’année
On vous accompagne à 100% dans l’utilisation du logiciel de gestion pour votre école de danse.
- Une équipe joignable par mail et téléphone
- Un centre d'aide avec des tutos détaillés
- 3 webinaires gratuits par semaine, toute l'année
- un expert dédié
Ce que Viviarto change au quotidien pour votre école de danse
Faciliter l’inscription de vos élèves / adhérents à vos cours de danse
Créez des plannings facilement réservables en proposant tous les types de paiement, en ligne ou sur place. Vos futurs élèves choisissent le cours qui leur convient, au bon jour et à la bonne heure, avec un parcours plus simple et plus clair.
Alléger la gestion quotidienne de vos inscriptions
Centralisez toutes vos inscriptions au même endroit. Fixez vos quotas, administrez vos listes d’attente et suivez facilement vos encaissements.
Suivre le remplissage de vos cours en temps réel
Gardez une vue concrète sur les cours complets, les places restantes et les arbitrages à faire.
Communiquer plus facilement avec vos élèves
Informez rapidement vos inscrits en cas de changement, d’ouverture, d’actualité ou de rappel important.
Gérer aussi vos stages, workshops et temps forts
Viviarto vous aide aussi à organiser les moments clés de votre saison, au-delà des seuls cours hebdomadaires.
FAQ - Logiciel de gestion pour école de danse
Quel est le coût du logiciel Viviarto pour une école de danse ?
Si vous rejoignez Viviarto en cours de saison pour organiser vos stages ou workshops, le logiciel de gestion de danse peut être mise à votre disposition gratuitement, avec un accompagnement illimité. C’est une excellente façon de découvrir l’outil sans engagement.
Pour une utilisation sur toute la saison (cours à l’année, cartes, événements…), l’accès se fait via un abonnement annuel adapté à la taille de votre structure. Des facilités de paiement sont proposées, ainsi que différents niveaux d’accompagnement selon vos besoins.
Comment ça marche ?
Après un premier échange téléphonique ou via notre formulaire de contact, vous pouvez créer le compte de votre structure vous-même ou être accompagné par votre référent Viviarto.
Une fois votre compte activé, vous mettez en ligne votre planning de cours sur une page sécurisée. Vos élèves s’inscrivent directement en ligne, choisissent leur créneau et, si vous le souhaitez, règlent leur inscription. Vous suivez ensuite le remplissage de vos cours en temps réel sur notre logiciel de gestion.
Le logiciel va-t-il me soulager au quotidien ?
Oui, c’est même notre priorité. Les inscriptions sont automatiquement enregistrées dans votre base de données, les listes se structurent par cours et le suivi devient beaucoup plus simple.
De nombreuses écoles constatent un gain de temps considérable sur les tâches administratives. L’objectif est que vous puissiez vous consacrer pleinement à votre enseignement, avec la sérénité d’un outil fiable et structuré.
Le paiement en ligne est-il obligatoire ?
Non, vous restez totalement libre. Vous pouvez gérer vos inscriptions sans activer le paiement en ligne et continuer à encaisser chèques ou virements.
Le paiement en ligne est simplement une option supplémentaire qui permet de simplifier la gestion de votre école de danse et de proposer des paiements en plusieurs fois si vous le souhaitez.
Les paiements en ligne sont-ils sécurisés ?
Oui. La sécurité des transactions est une priorité pour Viviarto. Les paiements sont traités selon des standards de sécurité élevés afin de garantir la confidentialité et l’intégrité des données financières.
Chaque jour, de nombreuses transactions sont réalisées via la plateforme en toute fiabilité.
Pourquoi choisir Viviarto plutôt qu’un autre logiciel ?
Viviarto est entièrement spécialisé dans la gestion des écoles, studios et associations de danse. Les plannings, les inscriptions et les fonctionnalités ont été conçus en tenant compte des spécificités de votre métier.
Mais au-delà de l’outil, ce qui fait la différence est l’accompagnement humain. Vous bénéficiez d’un suivi personnalisé et d’un interlocuteur qui comprend réellement votre fonctionnement. C’est cette proximité qui explique la fidélité de la grande majorité des structures que nous accompagnons.
L’informatique me fait peur : Je peux quand même utiliser Viviarto ?
Bien sûr. Dès votre inscription, un référent est désigné pour vous accompagner. Il prend le temps de comprendre le fonctionnement de votre structure et peut vous aider à mettre en place votre planning si nécessaire.
Même si vous n’êtes pas à l’aise avec les outils numériques, vous êtes guidé progressivement, avec un accompagnement disponible par téléphone, email ou visioconférence.
J'utilise déjà AssoConnect, puis-je utiliser Viviarto ?
Oui, les deux peuvent être complémentaires.
AssoConnect est principalement orienté vers la comptabilité et l’édition de bilans financiers.
De son côté, Viviarto est spécialisé dans la gestion des inscriptions et des plannings de cours de danse. Il est parfaitement adapté au suivi des quotas, des abonnements et des activités à l’année.
J'utilise déjà HelloAsso, puis-je utiliser Viviarto ?
Oui. HelloAsso est souvent utilisé pour des événements ponctuels ou des collectes spécifiques. Viviarto, lui, a été conçu pour gérer au quotidien les inscriptions, les plannings et l’organisation complète d’un studio ou d’une école de danse. Les deux solutions peuvent donc être utilisées en parallèle selon vos besoins.