Le logiciel de gestion d'association, école, studio et club

Viviarto n’est pas seulement une logiciel de gestion d’association. Viviarto est une équipe de passionnés qui propose une plateforme de gestion simple, permettant à chaque association, école, studio ou club de gérer plus sereinement ses cours, stages, évènements et entraînements tout en augmentant le nombre de ses inscriptions.

Avec Viviarto, notre accompagnement quotidien illimité vous permet de :

• Faciliter l’inscription de vos membres à vos activités : Créez des plannings facilement réservables en proposant tous les types de paiement, en ligne ou sur place.
• Alléger la gestion quotidienne de vos inscriptions : Centralisez toutes vos inscriptions au même endroit. Fixez vos quotas, administrez vos listes d’attente et suivez facilement vos encaissements.
• Faire connaître vos activités : Communiquez simplement avec vos membres, sollicitez nos experts en communication et référencez vos activités sur le site web viviarto.com pour augmenter la notoriété de votre structure.

Toutes les structures qui proposent des cours, stages et autres activités artistiques, sportives ou culturelles peuvent faire appel à Viviarto pour soulager leur gestion quotidienne et augmenter leurs inscriptions. Cet outil est spécifiquement adapté à la gestion de vos plannings. Nos experts sont formés pour vous accompagner vos problématiques d’inscription. Pas besoin d’être comptable!

Si vous êtes une fédération, un office des sports ou un organisme qui regroupe plusieurs structures, vous pouvez aussi solliciter Viviarto comme partenaire pour accompagner les membres de votre réseau vers une meilleure maîtrise d’outil de gestion digital dans leur quotidien.

Si vous êtes un particulier, vous ne pouvez pas utiliser l’application de gestion proposé par Viviarto. En revanche, vous pouvez trouver les activités de vos rêves et vous y inscrire très facilement depuis votre smartphone !

Si vous rejoignez Viviarto en cours de saison, notre logiciel de gestion est gratuit pour la mise en place de vos stages et workshop et notre accompagnement est illimité. C’est l’occasion pour vous d’essayer la plateforme, gratuitement et sans engagement.

Si vous voulez utiliser Viviarto pour vos activités annuelles ou ponctuelles pour une saison complète, l’accès à nos module se fait sous forme d’un abonnement annuel, payable en plusieurs fois, dont le tarif s’adapte en fonction de la taille de votre structure et de la formule d’accompagnement souhaitée : Accès autonome ou Accompagnement 100%.

Si vous proposez le paiement en ligne à vos adhérents, prévoyez une commission de 1,9% TTC sur le montant des transactions. Vous pouvez choisir de ne pas le proposer, dans ce cas la gestion de vos encaissements est gratuite.

Oui tout à fait ! Si vous rejoignez Viviarto en cours de saison, notre logiciel de gestion est gratuit pour la mise en place de vos stages et workshop et notre accompagnement est illimité. C’est l’occasion pour vous d’essayer la plateforme, gratuitement et sans engagement.

Pour démarrer cet essai, il vous suffit de nous appeler au 06 65 05 38 51 ou de nous envoyer votre demande via notre formulaire de contact. Suite aux échanges que vous aurez avec nos experts, vous pourrez créer votre compte sur l’application Viviarto et commencer votre essai en binôme avec votre Référent⋅e Viviarto qui vous guidera pas à pas dans la création de vos premières activités.

Dans un premier temps, contactez Viviarto pour faire connaissance, soit par téléphone au 06 65 05 38 51, soit via notre formulaire de contact.

A l’issu de cet échange, créez le compte de votre structure par vous-mêmes ou demandez la création de votre compte à votre Référent⋅e Viviarto.

Une fois votre compte créé, proposez facilement l’inscription directement depuis leurs smartphones à vos membres pour votre prochaine activité (cours, cartes de cours, stage, workshop, entraînement, évènements). Chaque version d’activité possède ses propres paramétrages et fonctionnalités : Présentation sous forme de plannings ou de cartes, activation d’une liste d’attente, payer en ligne ou sur place, fiches de présence…

Lorsqu’il est publié, le planning de vos activités est disponible sur une page dédiée, hébergée et 100% sécurisée par Viviarto. Pour faciliter l’inscription de vos joueurs, insérez le lien de cette page directement sur votre site Internet.

Vos futurs élèves peuvent maintenant s’inscrire, en toute autonomie, en cliquant sur l’activité de leur choix, au jour et à l’heure qui leur convient.

Suivez ensuite le remplissage de vos cours en temps réel et à contrôlez que tout se passe bien.

Si vous avez opté pour « payer en ligne », les prélèvements s’effectueront automatiquement aux dates prévues et les recettes des inscriptions associées vous seront systématiquement versées tous les quinze jours.

Si vous collectez des paiements en direct (chèques, chèques-vacances, espèces, …), saisissez-les au fur et à mesure sur le web dans votre Tableau de bord Viviarto, puis consultez le Suivi des paiements consolidés pour avoir une idée précise de l’état de vos encaissements.

Vous avez une question ? Contactez votre Référent⋅e Viviarto qui connaît très bien votre situation et saura vous proposer les solutions les plus adaptées.

Oui bien sûr ! Nous sommes équipés pour. Grâce à notre logiciel de gestion d’association, les inscriptions de vos membres seront toutes bien rangées en temps réel dans votre base de données et vous n’aurez aucun autre traitement administratif que celui de suivre le remplissage de vos activités.

L’inscription intuitive et fluide pour vos élèves sur le site web permet également de réduire le nombre de questions redondantes. Gérer vos activités avec notre plateforme vous permettra littéralement de diminuer votre temps de traitements administratifs de 90%.

Tous les logiciels de gestion d’association ont pour vocation de vous faire gagner du temps dans vos tâches administratives quotidiennes, mais tous n’ont pas la même efficacité. Chez Viviarto, notre mission est accomplie lorsque vous êtes serein⋅e dans l’utilisation de notre logiciel de gestion d’association. C’est pour cette raison que chaque nouvelle structure qui choisit Viviarto est quotidiennement suivi par un⋅e Référent⋅e Viviarto par mail, visio et téléphone. Quels que soient sa taille ou le niveau d’expertise en informatique de ses administrateurs.

Choisir Viviarto, c’est utiliser une solution de gestion moderne et simple en ayant l’assurance d’un accompagnement de proximité fiable et réactif.

Il n’y a pas vraiment de règle, cela dépend des motivations de chaque responsable de structure. Pour y répondre, vous pouvez vous poser les questions suivantes :

• Souhaitez-vous alléger votre gestion administrative au quotidien ?
• Ressentez-vous un besoin de moderniser votre organisation ?
• Vos joueurs vous ont-ils déjà demandé de pouvoir s’inscrire depuis chez eux, sur leur smartphone?

Si vous répondez OUI aux trois questions, adopter un logiciel de gestion pour organiser vos activités est tout à fait pertinent, quelle que soit la taille de votre structure.

Viviarto accompagne toutes les tailles de structures, qui gèrent entre 30 et 2500 inscriptions par saison, et notre logiciel de gestion d’association s’adapte parfaitement à la situation et au budget de chaque structure.

Si vous avez des doutes sur la pertinence de Viviarto pour votre situation : Parlons-en.😉  Appelez- nous au 06 65 05 38 51 ou envoyez-nous vos questions via le formulaire de contact.

Non, pas du tout, vous êtes 100% libre de votre choix. 🙂 Vous pouvez proposer les inscriptions, sans le proposer à vos joueurs, en collectant vos chèques simplement. Le logiciel de gestion d’association Viviarto facilite l’accès à TOUTES vos activités et pour TOUS vos membres, quel que soit le moyen que vous proposez.

Le proposer à vos inscrits est bien sûr très pratique : C’est un énorme gain de temps par rapport à la collecte de chèques et Viviarto couvre tous les cas de figures que vous rencontrez au quotidien. Vous pouvez par exemple proposer le prélèvement en 1, 3 ou 10 fois sur le même cours, en fixant les échéances aux dates de votre choix. Mais c’est également un coût, à intégrer dans vos frais de fonctionnement (voir la question Quel est le coût de Viviarto ?).

La question est importante, c’est un choix qui doit être éclairé. Nos experts auront plaisir à échanger avec vous pour vous conseiller sur l’option la plus adaptée à votre situation, par téléphone au 06 65 05 38 51 ou par email via notre formulaire de contact.

Oui, bien sûr ! Toutes les transactions sont 100% sécurisées sur Viviarto.

Des milliers de paiements en ligne sont traités par Viviarto tous les jours et la fiabilité de ces transactions constituent la solidité de notre réputation. La sécurité est notre priorité.

Viviarto est la seule plateforme qui rend l’inscription à vos cours vraiment facile pour vos élèves, sous forme de plannings d’activités intuitifs, en tenant compte de toutes les particularités de votre offre.
Notre objectif est simple : Rendre l’inscription à vos activités la plus simple possible pour atteindre un taux de remplissage de 100%.

Grâce à l’accompagnement quotidien de nos experts passionnés, vous avez la garantie de ne jamais vous retrouver seule⋅e face à votre écran, sans savoir quoi faire. La qualité humaine de notre suivi est sans égal, tous nos clients en témoignent.

Au-delà des outils de gestion, nous proposons à chaque structure qui rejoint la communauté Viviarto de faire connaître ses activités, pour augmenter le nombre de ses inscriptions. Un échange préalable avec nos experts en communication via le formulaire de contact est requis, pour bien comprendre votre situation et vos souhaits.

Pour toutes ces raisons, 95% des structures que nous accompagnons sont fidèles à Viviarto d’une saison sur l’autre et décident de continuer à gérer leurs cours, stages et entraînements avec notre logiciel de gestion d’association intuitif.

Viviarto est plus qu’un simple formulaire d’inscription. Les modules proposés dans le logiciel de gestion d’association Viviarto sont nombreux. Ils ont été conçus pour gérer les activités de votre structure de A à Z. Parmi les fonctionnalités spécifiques, vous trouverez :

• Payer en ligne de 1 à 10 fois, aux échéances de votre choix
• L’enregistrement des dossiers d’inscription papier afin de centraliser inscriptions faite depuis le smartphone et papier
• Les listes d’attente, activables pour chaque cours, qui vous permettent d’avoir les coordonnées des personnes intéressées par les activités déjà complètes
• L’envoi de mails ou SMS ciblé : Par cours, jours, adhérents …
• L’édition des fiches de présence, papier ou digitale sur smartphone
• Les cartes multi-cours, avec un suivi des consommations en temps réel

Au-delà de des nombreux outils de gestion intuitifs disponibles. Viviarto est également un bon moyen de faire connaître votre structure auprès d’une communauté de passionnés dans votre secteur artistique, sportif ou culturel. Si cela s’avère pertinent pour vous, nous pouvons mettre en avant vos activités sur notre plateforme de référencement des activités artistiques, sportives et culturelles.

Enfin, Viviarto est un espace d’échange de bonnes pratiques avec un seul mantra : Vivez votre passion, Viviarto prend soin de vous. Choisir Viviarto pour vous accompagner dans la gestion de vos activités, c’est vous entourer d’une équipe de passionnés qui vous offre ses 5 années d’expertise pour vous aider à répondre à des problématiques plus larges que la simple inscription sur internet.

Oui bien sûr, car notre accompagnement est complet et nos outils de gestion sont simples à utiliser. Dès votre inscription sur Viviarto, nous désignons une personne au sein de notre équipe qui sera votre référente principale. La première mission de votre Référent⋅e sera de bien comprendre le fonctionnement de votre structure, lors d’un échange téléphonique ou visio de 30min avec vous.

Si vous n’êtes pas à l’aise avec l’informatique et pas équipés, votre Référent⋅e Viviarto s’occupera de tout pour vous dans un premier temps. Notamment d’enregistrer votre planning d’activité sur la plateforme. Ensuite, il ou elle prendra le temps pour vous former progressivement sur les outils de gestion les plus utiles au quotidien.

Notre grande force est la qualité de notre accompagnement. Tous nos clients le disent : Quelle que soit les difficultés qu’ils rencontrent, Viviarto répond toujours présent très rapidement.😉

Oui absolument ! La proximité que vous entretenez avec votre public est essentielle. Tout comme celle que nous cultivons avec chaque structure que nous accompagnons.

Viviarto a justement été conçu dans cet objectif : Vous permettre de diminuer votre charge administrative quotidienne. Pour pouvoir passer beaucoup plus de temps avec vos élèves et vos joueurs.

Vous avez des questions ou rencontrez des difficultés dans votre gestion quotidienne ? Notre équipe de passionnés entièrement basée en France se fera un plaisir de vous apporter des réponses et des solutions. Si vous utilisez déjà Viviarto, contactez votre Référent⋅e Viviarto en premier lieu. Car c’est la personne qui connaît le mieux vos problématiques. En-dehors des jours ouvrables, vous pouvez
contacter notre équipe via le formulaire de contact ou consulter le centre d’aide.