1/ Gérer vos adhérents au sein de votre établissement
Dès l’inscription de vos élèves, vous allez devoir prendre en charge tout ce petit monde et assurer le service pour lequel ils ont payé. Même si nous restons dans le domaine artistique, votre client à tout de même réglé une cotisation. Vous vous devez donc d’assurer une certaine gestion derrière. D’ailleurs, premier conseil qui nous semble évident mais nous préférons vous en informer. Le moment clé de votre activité se situe en septembre lors de la rentrée. C’est là où vous devez gérer vos adhérents. Ainsi, prévoyez de donner un numéro sur lequel vous êtes joignable et pas un numéro de fixe où il y aura tellement de messages non lus, que votre répondeur implosera ! Aussi, prévoyez un temps pour la réponse mail client qui va être normalement en plein essor. Si vous pensez à cela de manière concrète, en temps d’organisation prévu, vous éviterez les clients mécontents !
L’anticipation est la clé pour mieux gérer vos adhérents
Grâce à l’excellent travail effectué au préalable (cf nos divers articles sur la gestion de votre association et la mise en place de votre planning), votre gestion humaine devrait être simplifiée : une offre claire et détaillée, un planning compréhensible et adapté. Une fois que vos participants sont inscrits (première victoire, félicitez-vous !), il va falloir réfléchir à la place que vous allez leur accorder dans cette gestion de structure.
En effet, attention le mot adhérent n’est pas anodin. Il est souvent associé à une participation à la vie associative en tant que membre, notamment en cas de décision à prendre au sein d’une AG. Ainsi, nous vous conseillons de prendre rendez-vous avec le service vie associative de votre ville. Vous pourrez ainsi connaitre vos droits et décider de quelle liberté ou non vous donnez à vos adhérents. Si vous souhaitez verrouiller vos statuts, vous pourrez parler de frais administratifs à la place d’adhésion, et d’élève à la place d’adhérent. Attention : un verrouillage des statuts trop important, peut vous empêcher d’obtenir des subventions.
Astuce : Utilisez un logiciel de gestion de planning pour facilité votre gestion.
Le règlement intérieur à son importance dans la gestion d’adhérents
Afin d’avoir une vie associative sereine et que tout soit bien clair pour tout le monde, nous vous conseillons vivement de rédiger un règlement intérieur. Ce dernier détaillera plusieurs points :
- les modalités d’inscriptions
- les pièces à fournir
- les modalités de paiement (sur place et en ligne notamment si vous collaborez avec Viviarto, afin de vous simplifier la vie sur l’encaissement de vos cotisations).
- les modalités de remboursement et rétractation
- les règles de vie dans l’enceinte de l’établissement (assiduité, tenue, respect des locaux, hygiène …)
- les dates de reprise d’activité, d’arrêt et de vacances
- le traitement des données personnelles
- la diffusion et le droit à l’image
- les mesures en cas de situation exceptionnelle (covid…)
Ce règlement signé par le Président posera les règles et vous protégera d’un point de vue juridique. Nous vous conseillons de le faire signer à chacun de vos adhérents au moment de l’inscription et de l’afficher à l’accueil. Ainsi, vos élèves ne pourrons pas prétendre ne pas avoir été informés du fonctionnement de votre école. N’oubliez pas : plus les choses sont limpides et mieux c’est !
N’oublier pas vos bénévoles
Autre point important : la notion de bénévole ! Elle est très fréquente dans ce type de structure et c’est une ressource importante dans un secteur parfois où nous manquons de moyen. Lorsque votre activité battra de son plein (rentrée de septembre, spectacles, stages….) vous serez certainement content de savoir que grâce à des petites mains, vous pourrez gagner en temps de sommeil ! Ces bénévoles pourront être des personnes de votre entourage mais aussi vos adhérents. Une fois encore en terme de gestion de vos adhérents, nous vous conseillons de clarifier certains points. Nous rappelons que le bénévolat est la situation dans laquelle une personne apporte un peu de son temps gratuitement. Il ne s’agit donc pas d’une situation de travail car il n’y a pas rémunération. C’est un activité désintéressée, fondée sur la solidarité.
Aide : Utilisez un logiciel de gestion d’adhérents pour faciliter votre organisation.
Afin d’éviter tout débordement et SURTOUT de garder le sourire, vous pouvez optimiser et gérer la charge de travail de ces bénévoles :
- Nous vous conseillons de définir les missions de chaque bénévole
- Clarifier les relations hiérarchiques ! Nous vous rappelons qu’ils viennent vous aider à titre gracieux.
- Prendre en compte leurs besoins
- Organiser un planning des bénévoles…
Et oui ils font partis intégrale de votre équipe. Et en période de rentrée vous ne pourrez pas être au four et au moulin ! Alors, prévoyez une team solide sur qui compter… même si vous verrez que c’est avec le temps que l’on apprend ! Si, quelque, chose ne vous convient pas dans les façons de faire d’un bénévole, nul besoin de crier, ou de prendre un air solennel. Une seule solution : LA COMMUNICATION POSITIVE !
Ce paragraphe peut sembler évident, mais les vexations ou les problèmes en lien avec le bénévolat sont nombreux. Il faut en avoir conscience, vivre et faire ensemble ne sont pas chose évidente. Alors, posons le choses pour éviter que tout cet engouement positif ne se transforme en un film d’épouvantes !
À savoir, des chartes du bénévole existent afin encore une fois de clarifier les engagements. Deuxième petit conseil (oui nous sommes très généreux chez Viviarto !) : le bénévolat peut se valoriser lors d’une demande de subvention.
La gestion de leurs données personnelles
L’élève est généreux ! Il ne vient pas seul mais avec une multitude de données que vous allez devoir administrer, stocker… Votre responsabilité ! Facile ? pas forcément ! Cinquante dossiers d’inscription et plus, ne sont pas si facile à gérer en format papier quand tout le reste est à prévoir également.
En effet, du moment où il y a des données accumulées, il y arriver à gérer ses d’adhérents, à prévoir parmi lesquelles, les informations fournies à l’inscription, les modalités de paiement (paiement en ligne pour association), les forfaits choisis… Une association qui n’aura pas un très grand nombre de dossiers pourra prétendre à une gestion optimum de ces données. Même si cela peu prendre un certain temps. Si vous avez un grand nombre d’adhérents cela peut s’avérer être compliqué. Ainsi vous pourrez rencontrer des difficultés et des limites à cette gestion home made. Qui dit beaucoup d’élèves dit beaucoup :
- d’informations
- de données
- de papiers
- de chèques bancaires (bon courage pour remplir les bordereaux surtout si vous permettez les paiements en 3 fois :D)
Mais pas de panique il y a une solutions MAGIQUE : le NUMÉRIQUE !
Ne négliger pas les logiciel de gestion pour pour mieux gérer vos adhérents
Vous pouvez tout simplement vous renseigner sur internet. Parmi toute cette offre, vous trouverez Viviarto qui vous aidera à réduire le temps que vous passerez à traiter, ranger, gérer ces dossiers. La plateforme Viviarto a été créée notamment et précisément pour gérer les inscriptions de vos adhérents. Autre spécificité, elle est spécialisée dans le domaine artistique et le bien-être. Ainsi, plusieurs petits cerveaux de génie ont développé un outil spécialement pour vous faciliter … voir vous changer la vie.
En un clin d’oeil vous allez pouvoir effectuer toutes les tâches en lien avec la gestion de vos élèves. Nous pouvons découper cet acte en deux sous familles :
- La gestion au moment de l’inscription
- Le suivi de l’élève tout au long de l’année.
Mode d’emploi du logiciel de gestion
Lors de l’inscription fini le dossier papier dont on perd les pages (le chien avait faim!), fini les files d’attente à n’en plus finir à l’accueil (vous noterez qu’en période de crise sanitaire c’est plus sympa), fini le stress. Vos adhérents peuvent s’inscrire tranquillement depuis chez eux via un ordinateur ou un smartphone.
Ainsi, il remplira un formulaire de contact avec ses donnés, il choisira les cours auxquels ils souhaitent souscrire, il signera votre règlement intérieur et il déposera même les pièces demandées. Pour finir, il règlera son abonnement selon les modalités que vous aurez choisi lors de l’élaboration de la plateforme. Ainsi cette opération lui prendra au grand maximum dix minutes pour les plus novices. Vous, vous n’aurez plus qu’à aller dans votre tableau de suivi afin de suivre les inscriptions et les rentrées d’argent prévisionnelles. Une fois que les élèves sont inscrits, ces logiciels dont Viviarto vont vous permettre en un rien de temps de réaliser un suivi rapide et optimisé de vos élèves et ainsi mieux gérer vos adhérents. On vous fait rêver, n’est ce pas !
Depuis un tableau de bord pensé pour vous faciliter la vie vous pourrez :
- Ecrire à vos élèves
- Avoir accès à leur données via des dossiers personnalisés via votre ordinateur (adieu les piles de dossiers qui s’entassent sur le bureau)
- Editer une facture à partir de ces données
- Les prévenir en cas de souci (absence de professeur, problème de versement…)
- Effectuer un transfert dans un autre cours
- Consulter vos tableaux financiers
- Gérer vos professeurs
- Gérer votre planning de cours et les billets en vente
- Et plein d’autres surprises que nous gardons sous le coude : découvrir les fonctionnalités !
Ceci vous permettra de fluidifier votre gestion afin de vous dégager du temps pour développer d’autres activités qui vous tiennent à cœur. En plus de cela, Viviarto vous permet notamment de sécuriser ces données. Comme vous devez le savoir, depuis janvier 2018 la protection des données personnelles de chacun s’est durcie suite à certains abus. Ainsi Viviarto se conforme strictement aux lois en vigueur sur la collecte et le traitement des données à caractère personnel.
Il faudra veiller à signaler à vos adhérents comment sont recueillies ces données et leur assurer qu’elles seront utilisées à bon escient. Ainsi, qu’elles ne seront jamais vendues et utilisées par une quelconque personne. Il faudra laisser le droit à vos élèves de vous contacter afin de gérer ses données et lui laisser la possibilité de contacter la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés).
Conclusion
Ainsi, vous l’aurez compris passer par un logiciel de gestion d’association comme Viviarto, vous permet de vous tranquilliser à ce sujet, qui n’est pas à prendre à la légère et qui vous permettra de mieux gérer vos adhérents. Astuces et mot de la fin :
- Pour la gestion humaine n’agissez jamais à chaud et si tout va bien profitez de tout ce que vous avez mis en place : c’est votre œuvre ! Bravo !
- En ce qui concerne la plateforme, il représente un certain coût mais voyez-le comme un investissement positif qui vous fera gagner un temps fou ! Viviarto reste à votre écoute !
