Chez Viviarto, on accompagne plus de 200 écoles dans la construction de leur planning hebdomadaire à chaque rentrée. Ce qui revient à chaque fois, ce n'est pas la difficulté de "remplir un tableau", c'est plutôt l'enchaînement : disponibilités des profs, capacité des salles, créneaux porteurs, communication aux adhérents. C'est exactement ce qu'on va décortiquer ensemble.
Définir les activités de la semaine : mon identité
Comme vous l’avez fait auparavant pour la forme juridique de votre structure, définir votre domaine d’activité artistique est une étape clé. C’est en principe assez clair pour grand nombre d’entre vous. Vous devez avoir votre domaine de prédilection dans la pratique artistique : théâtre, danse, pilates…
Il est important de vous référer à la demande de votre territoire pour voir si c’est en corrélation avec le secteur. Le but est que votre affaire fonctionne. Il est possible de créer des dérivés d’une même activité par la suite. Ce qui peut vous permettre un développement positif. Par exemple au sein d’une école dédiée au théâtre vous pouvez proposer, de l’improvisation, des cours de répertoire ou encore du stand up…
Attention, si vous décidez un jour de proposer de la danse en plus de votre activité de yoga par exemple, faites attention à votre identité, à votre nom et l’ouverture qu’il peut comporter. Votre ADN est en jeu, et ceci est très important pour vos adhérents / élèves et la perception qu’ils auront de votre établissement.
Réaliser le planning semaine d’une année
Il faut savoir que les saisons d’activité loisir fonctionnent non pas en année civile mais en année scolaire. Vous allez en principe commencer en septembre pour terminer en juin, voir début juillet. Il faut donc déterminer vos périodes de début et de fin d’activité ainsi que les moments d’arrêt associés simplement aux vacances scolaires ou jours fériés.
Vous devrez définir si vous comptez faire cours ou non pendant ces interruptions. Cela peut se définir selon la période (exemple : est-ce judicieux de faire cours pendant les vacances de Noel ?) mais aussi selon votre typologie d’adhérents… En effet, vous aurez à définir si vous souhaitez proposer des cours jeune public, dédiés aux enfants. Ainsi les périodes de vacances sont en lien avec ce qui est défini par le programme scolaire si vous le souhaitez ou non.
Une fois un cadre donné à cette saison avec des dates de début et de fin, vous pourrez vous occuper du contenu. Pas toujours simple !
Première étape définissez les créneaux où les espaces sont disponibles. Si vous êtes en location, il est possible que des jours, voir des soirées seulement vous sont attribués. Ainsi, ce sont sur ces créneaux qu’il faut travailler. Si vous êtes propriétaire, vous avez certainement plus de liberté. Attention, cependant à vous laisser des créneaux de libres pour la création de vos cours/ateliers. Également, il est peut-être important de laisser vos locaux disponibles à la location, afin de développer une activité annexe. Si ces moments sont définis vous pourrez les diffuser sur votre site. N’oubliez pas, plus votre offre est précise et mieux c’est. Un adhérent qui trouve l’information de manière instantanée, c’est déjà gagné! Le consommateur d’aujourd’hui est pressé et n’a pas le temps d’attendre !
Nous vous conseillons de trouver, choisir des outils qui pourront vous simplifier la vie. Des outils simples d’utilisation, très personnalisables, qui s’adapteront à votre activité artistique pour faciliter la gestion de votre structure et association. Pour cela n’hésitez pas à contacter Viviarto.
Construire un planning hebdomadaire sur Excel à la rentrée, c'est faisable. Le maintenir à jour toute l'année — avec les inscriptions, les changements de salle, les annulations et la communication aux adhérents — c'est une autre histoire. Sur le terrain, les écoles qu'on accompagne nous disent toutes la même chose : ce sont les modifications en cours d'année qui font perdre le plus de temps. Avec un logiciel dédié, chaque mise à jour est répercutée instantanément côté adhérents.
Découvrir le logiciel de planning →Production d’un emploi du temps interne pour plus d’efficacité
Vous avez maintenant réalisé le planning de vos activités. Ainsi, votre projet prend vie ! Mais pour une organisation optimale, ne nous arrêtons pas en si bon chemin. Nous vous conseillons en effet de réaliser un planning hebdomadaire interne, qui regroupera non pas les disciplines que vous proposez, mais les moments clés de votre année. Ceci peut-être représenté par plusieurs évènements : spectacle de fin d’année, portes ouvertes de septembre, rendez-vous comptable, stages… Plus vous allez prévoir les choses en amont et plus votre année passera comme une lettre à la poste. Pour peu que vous soyez professeur de danse, gérant, réceptionniste, comptable, régisseur et costumier… vous ne saurez plus où donner de la tête.
Choisissez un logiciel de gestion de danse pour faciliter la gestion de votre école ou club de danse.
Détailler tout sur le planning de la semaine, ne négliger rien
Deuxième étape, listez toutes les disciplines que vous souhaitez mettre au « menu »
Nous vous conseillons de faire une liste par type de public : adultes – enfants – ados – seniors…
Avant de vous lancer dans un potentiel planning qui sera à jeter, pensez à demander la disponibilité de vos intervenants. Cela peut paraître évident… mais croyez-nous ça ne l’est pas forcément. Alors afin d’éviter les mauvaises surprises organisez des temps de rendez-vous, essentiels à la création de vos planning.
Et parce que c’est toujours le cordonnier le plus mal chaussé, pensez à définir vos créneaux de cours si vous en donnez. Il faudra donc définir vos temps d’activité artistique, mais aussi les temps dédiés à l’administratif ou encore à l’accueil de vos adhérents étant le gérant de la structure.
Penser à votre étude de marché, elle n’est pas inutile !
En parallèle de tout ce travail de fourmi, nous vous conseillons d’étudier les informations recueillies lors de votre étude de marché (cf premier article : La création de votre structure). Ainsi, vous verrez si des entreprises sont proches de votre école afin de créer potentiellement des activités sur la pause méridienne. Beaucoup de sociétés proposent des prises en charge d’activité par leur comité d’entreprise.
Alors pourquoi ne pas optimiser ce temps de pause ? Il faut comprendre que la société dans laquelle nous vivons nous impose un gros rythme. Ainsi, certaines personnes se refusent de faire une activité en soirée par manque de temps (enfants, métro, boulot, dodo). En proposant des activités sur le temps de midi, vous pourriez sortir votre épingle du jeu ! Il en est de même avec les enfants et la présence d’école, de collège, de lycée ou d’université proches de votre structure.
Pensez aux détails sur le planning de la semaine
Lorsque vous allez avancer votre planning, n’hésitez pas à faire des propositions claires et précises pour les clients qui vont le lire. N’hésitez pas à notifier un titre de cours simple, mais également les horaires de début et de FIN. Aussi, les niveaux ou les âges pour les enfants/ados seront à préciser. N’hésitez pas à créer des légendes explicatives concernant les niveaux afin que les adhérents puissent s’y retrouver. En parallèle, n’oubliez pas de créer des présentations pour chaque cours, afin d’éclairer le consommateur sur ce que vous proposer. Ceci vous permettra d’avoir du contenu sur votre site ainsi qu’une offre détaillée. Aussi nous vous conseillons des codes couleurs lisibles.
Autre point important : si vous avez plusieurs salles dans vos locaux, pensez à réaliser un planning pour chaque pièce. Essayez d’attribuer au mieux les espaces à chaque disciplines (exemple une salle où il y a des barres sera dédiée à la danse classique…). Ceci est important pour veiller au confort de vos adhérents. Vous pourrez également définir les capacités de ces espaces (pour cela renseignez- vous sur les normes ERP).
Nous gravitons dans des métiers où nous sommes souvent seuls ou très peu, alors autant vous faciliter la vie. Nous vous proposons donc d’élaborer un planning afin d’organiser vos tâches internes et vos rendez-vous importants. Attention, ce qui est de l’ordre du personnel ne doit pas y figurer surtout si vous souhaitez partager le planning.
Un planning par salle, c'est essentiel — mais c'est aussi le moment où les conflits commencent : deux profs qui réservent le même créneau, une salle bloquée pour un stage non communiqué, un cours déplacé que l'équipe ne voit pas passer. Le réflexe qui change tout : centraliser toutes vos salles dans un seul planning interactif, accessible à l'équipe en temps réel.
Voir le planning interactif →Mode d’emploi d’un planning pour chaque semaine
Nous vous conseillons dans un premier temps de faire une liste et de trier. Observez ce que vous avez noté et réunissez les actions par objectif : nommez-les et commencez à les classer par mois. Exemple : spectacle de fin d’année juin. Excel est un outil de bureautique incontournable. Au lancement d’une entreprise, il est souvent utilisé comme le logiciel de gestion de planning gratuit. Il peut ici vous être utile. Ainsi vous pourrez mettre en place un véritable tableau de bord ou tableau prévisionnel ! Cela vous permettra de tenir compte des dates butoirs de chaque événement clé de l’année et de les appréhender sereinement. À partager sans modération avec votre team ! Ainsi, tout le monde s’y retrouve et est au courant au jour le jour des évènements en cours. Pour cela Google Sheets peut être un excellent outil.
Si votre organisation structurelle comporte une équipe, il va falloir la prendre en compte. Pour faire un planning des horaires de travail, l’employeur doit obligatoirement préciser : les heures auxquelles les salariés commencent et finissent ainsi que les heures et la durée de repos. Cela peut être des professeurs qui participent à la vie de la structure (en plus de leurs heures d’enseignement) ou alors des personnes que vous avez embauché pour vous aider dans certaines tâches (ménage, réception…)
Choisissez les bons outils
Vous pouvez également réaliser des rétroplanning dédiés à des évènements précis qui vous demandent beaucoup de préparation. Prenons un exemple parlant : le spectacle de fin d’année. En réalisant un planning avec de bons outils, vous pourrez indiquer les missions qu’ils restent à faire avec des échéances concrètes.
Vous pourrez également visualiser l’évolution du projet. Tout en indiquant les actions qui ne peuvent pas être encore réalisées tant que les points précédents n’ont pas encore été établis. Avec des outils précédemment cités ou Viviarto. Vous pourrez atteindre vos objectifs et garder le cap sans rien ne laisser de côté. Enfin, si vous avez besoin de trouver une date où toute votre équipe peut être présente, n’hésitez pas à utiliser Doodle, Nuages ou encore Studs qui vous simplifieront la vie (vous éviterez la goutte au front). Avec ces moyens efficaces, il vous suffira de faire plusieurs propositions, et les membres de vos équipes choisiront les plus adaptées à leurs plannings.
Excel, Google Sheets ou Doodle vous dépanneront la première année — c’est ce qu’on observe chez la plupart des structures qu’on accompagne. Mais dès que vous dépassez 50 à 80 adhérents, les limites se font sentir : impossible de partager le planning en temps réel avec vos élèves, pas de gestion automatique des inscriptions ni des paiements liés à un créneau, aucune visibilité sur le taux de remplissage par cours. C’est généralement le moment où nos clients basculent vers un logiciel de gestion tout-en-un qui centralise planning, adhérents et paiements.
Les 5 étapes pour un planning semaine réussi
Un bon planning semaine repose sur 5 étapes simples :
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ÉTAPE 1
Cadrer la saison : dates de début, de fin et périodes d'interruption
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ÉTAPE 2
Lister les créneaux disponibles par salle
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ÉTAPE 3
Confirmer les disponibilités des intervenants avant de planifier
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ÉTAPE 4
Détailler chaque cours : titre, horaires, niveau, public, salle
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ÉTAPE 5
Centraliser le tout dans un outil partagé avec l'équipe et accessible aux adhérents
Astuces et mot de la fin
Vous avez mal à la tête ? Patience et un peu de paracétamol sont vos meilleurs alliés 😀 Trêve de plaisanterie. Plus vous êtes organisé et plus les choses se déroulent facilement. Alors, veillez à choisir les outils qui vous parlent et adaptés à vos besoins. Aussi, plus vous pratiquerez la planification et plus vous deviendrez un maestro de l’organisation ! Vous souhaitez en savoir plus, contactez dès à présent l’équipe de Viviarto, qui saura vous donner toutes les clés dont vous avez besoin.
Et si vous voulez aller plus loin dès aujourd’hui, jetez un œil aux fonctionnalités de notre logiciel de gestion conçu spécifiquement pour les écoles, MJC, associations culturelles et clubs sportifs. C’est l’outil qu’on a construit avec et pour les 200 structures qu’on accompagne chaque jour.
