On est passés de 3 mois d’administratif à quelques heures et on a repris la main sur notre organisation
Avant, notre début d’année était un marathon administratif.
Aujourd’hui, avec Viviarto, tout est structuré en quelques heures
et on est devenus autonomes dans la durée.
Et c’est ça qui rend le check-in vraiment efficace dans la durée.
Sofia, Directrice – Les Baladines, 900 adhérents
Qui nous sommes
Nous sommes Les Baladines.
Une école de danse et association culturelle rassemblant près de 900 adhérents.
Une activité dense, avec :
- de nombreux cours, des activités variées
- plusieurs professeurs
- des centaines de dossiers à gérer
Notre problème ?
Notre enjeu n’était pas juste d’être mieux organisé.
C’était de sortir d’une charge administrative écrasante.
2 à 3 mois consacrés à la gestion des dossiers en début d’année
des erreurs fréquentes que l’on corrigeait manuellement
des fichiers à rouvrir, vérifier, modifier en permanence
un système difficile à transmettre à une nouvelle personne
un temps énorme pris sur les projets et les cours
On passait notre temps à gérer l’administratif.
La où Viviarto a fait toute la différence
On n’a pas juste digitalisé et gagné du temps.
On a transformé notre manière de travailler, durablement.
Désormais:
Les adhérents gèrent eux-mêmes leur inscription
→ on ne ressaisit plus leurs informations, et les erreurs ont quasiment disparu
On a tout centralisé au même endroit
→ dossiers, paiements, planning : plus besoin de chercher ou recouper
On a progressivement pris la main sur l’outil
→ sans dépendre d’une seule personne ou d’un expertOn est formés à chaque évolution
→ on comprend ce qui change, et on reste autonomes dans le tempsOn a un vrai support derrière
→ quand un sujet bloque, on a une réponse rapide et une solution claire
Résultat : on ne subit pas l’outil, on l’utilise vraiment.
Ce que ça change concrètement pour nous
- Aujourd’hui, les 2 à 3 mois de gestion intensive ont disparu.
- L’administratif n’est plus un point de saturation.
- L’équipe est autonome sur l’outil de gestion, même quand elle évolue.
- Les erreurs sont fortement réduites.
- Le temps est réinvesti sur les projets et les élèves.
On a récupéré un temps considérable , et une vraie sérénité dans le fonctionnement.
On n’a plus besoin de porter l’administratif.
On a un système qui nous rend autonomes, dans la durée.
On ne peut plus imaginer fonctionner sans Viviarto.
Sofia, Directrice – Les Baladines, 900 adhérents
Vous aussi, simplifiez votre gestion, gagnez en sérénité,
et concentrez-vous sur ce qui compte vraiment.
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