Gestion d’une association : Les points clés à connaître

La gestion d’une association est une grande responsabilité qui exige de nombreuses heures de travail et de nombreuses compétences. En effet, il vous faut gérer à peu près toutes les branches de l’association.
L’humain, les finances, le matériel, l’administratif et au-dessus de tout cela l’aspect légal de chacune de vos actions. Lorsque vous proposez en plus des activités, vous devez à côté de tout cela gérer les inscriptions, la communication autour, etc…

Dis comme ceci, oui la gestion d’une association peut paraître impossible. Mais ensemble nous allons parcourir chaque point et vous donner des astuces pour y arriver.

La gestion associative englobe plusieurs dimensions : juridique, administrative, financière et humaine. Chez Viviarto, on accompagne plus de 200 associations et écoles en France et ce qu’on observe systématiquement, c’est que les structures qui durent sont celles qui posent un cadre clair dès le départ, avec les bons outils pour les soutenir au quotidien.

La constitution de votre association

Lorsque vous créer une association, le choix de la forme de constitution est primordial. En effet, en fonction du choix effectué, pour la gestion d’une association, vous serez soumis à différentes obligations. Ces obligations peuvent changer en fontion du statut. Il existe plusieurs statuts d’associations :

• Les associations de loi 1901 : C’est l’un des statuts le plus répandu. L’association est déclarée à la préfecture mais aussi sa création est publiée au journal officiel. L’association peut donc agir en justice, ouvrir un compte bancaire, avoir un local / bureau où se réunir avec ses membres, etc.
• Les associations avec agrément : Ce sont des associations de loi 1901 ayant obtenu leur agrément de la part de l’Etat qui reconnaît leur engagement dans un domaine qui répond à un objectif d’intérêt général.
• Les associations de faits ou non déclarés : Ce sont des formes d’associations dotés de statuts organisant leur fonctionnement mais qui n’ont pas été déclaré à la préfecture par les fondateurs. Ce type d’association a de nombreuses contraintes et obligations. Par exemple, elles ne sont pas habilitées à passer des contrats, ne peuvent pas contracter de prêt bancaire en leur nom, etc.
• Les associations d’utilité publique : Ce sont des statuts d’associations ayant été reconnues d’utilité publique par décret lors d’un conseil d’Etat. Elles doivent pour cela respecter plusieurs règles parmi lesquelles la poursuite d’un but d’intérêt général.

Pourquoi des statuts solides facilitent la gestion de votre association

Les statuts d’association ne sont pas une simple formalité administrative. Ils définissent les règles de fonctionnement de votre structure, les pouvoirs du bureau, les modalités d’adhésion et les conditions de tenue des assemblées générales. Plus vos statuts sont précis, moins vous aurez de conflits internes en cours de saison. Pensez aussi à rédiger un règlement intérieur qui complète les statuts sur les aspects pratiques du quotidien (utilisation des locaux, comportement attendu, sanctions…).

Le bureau de l’association : président, trésorier, secrétaire

La gestion d’une association repose principalement sur le bureau, composé classiquement de trois rôles. Le président représente légalement l’association et porte la vision globale. Le trésorier assure la gestion financière, suit le budget prévisionnel et tient la comptabilité. Le secrétaire général s’occupe des formalités administratives et de la rédaction des procès-verbaux. Bien définir ces rôles dans vos statuts évite les ambiguïtés et les chevauchements de responsabilités.

 La gestion d’association c’est aussi : recherche des locaux

La recherche du local d’association est très importante pour la gestion de votre association. Ce local est le bureau /l’endroit où vos membres pourront se retrouver dans le cadre de vos activités. C’est donc un élément clé, qu’il faut choisir en pensant au bien-être de vos membres.

Il existe différents moyens pour les associations de trouver des locaux parmi ces solutions il y a :

• Le fait d‘effectuer une demande auprès de la mairie de la ville. Celle à laquelle vous êtes rattaché pourrait vous permettre, avec autorisation, d’avoir accès à des locaux à titre gratuit
• La location d’un espace en fonction de votre budget. Vous pouvez choisir de vous orienter vers de la sous-location ou la location complète d’une salle.

Vous devez garder en tête que vous avez la possibilité d’utiliser des locaux différents en fonction de vos activités et de vos besoins.

 Le planning de vos activités

Dans la rédaction de votre projet associatif, il vous faudra décider du /des secteur(s) d’activité(s) sur lequel vous souhaitez travailler. Ce choix vous permettra de définir les activités qui seront présentes sur votre planning. Par exemple, une association de danse, proposera sûrement des cours et/ou stages de danse, zumba, salsa, etc. Petite astuce, optez pour un logiciel de gestion de danse qui offre des fonctionnalités pour facilitez la vie.

Lorsque vous avez défini les différentes activités à proposer, vous devez maintenant établir un planning provisoire sur une saison entière. En effet, comme une entreprise, vous devez aussi prévoir à 95% les activités que vous souhaitez réaliser. Un bon planning est la clé pour une meilleure gestion d’une association.

Bien avant de se lancer dans le recrutement, il est important de définir les missions attribuées aux personnes à recruter. Ces fiches de postes vous permettront de recruter les bonnes personnes et à celles-ci d’être entièrement consciente de vos attentes en ce qui les concerne.

Il est bien vrai que le principe d’une association repose sur le bénévolat et/ou le volontariat associatif. Cependant selon la nature de ses activités et de ses besoins, elle peut décider de recruter des salariés.

Pour les trouver, vous pouvez passer des annonces sur les réseaux sociaux. Vous renseigner auprès de la fédération rattachée à votre secteur d’activité, etc.

En ce qui concerne le recrutement de professeurs agréés, vous devrez établir un contrat de travail (freelance ou employé à temps plein) avec eux. Puis discuter avec ceux-ci de la rémunération, mais aussi du planning des activités. En discutant du planning, des changements pourraient être effectués sur celui-ci.

Le recrutement terminé, il vous faut maintenant retourner sur la gestion de votre association. Gérer vos professeurs au quotidien, cela passe par la gestion des plannings, du nombre d’heures réalisés, le suivi des listes de présence etc. Vous pouvez vous appuyer sur l’aide d’un logiciel de gestion de planning. Ces logiciels proposent des fonctionnalités très utilent qui peuvent vous aider dans votre gestion. 

Pour en savoir plus, nous avons un article dédié sur comment faire un bon planning de vos activités.

La budgétisation prévisionnelle des dépenses : un point important dans la gestion d’une association

Il n’est pas toujours simple de gérer les dépenses que pourrait avoir une association ou plus globalement une entreprise. Tenter de les gérer sans aucune prévision est une course sans obstacles vers un mur. Que ce soit pour une association naissante ou pour une association existante depuis de nombreuses années, la prévision budgétaire (ou budget prévisionnel) permet de connaître approximativement le montant total des dépenses à effectuer et donc de trouver le moyen de les couvrir.

Il est bien vrai qu’il y aura toujours des imprévus, mais, couvrir un maximum permet à l’association de mieux vivre.

Pour prévoir ses dépenses, il existe 2 possibilités de gestion :

• la première consiste à se baser sur les dépenses. C’est le moyen le plus répandu.
• La seconde sur les recettes prévisionnelles. Quelle que soit la méthode utilisée, vous devrez arriver à équilibrer vos recettes et dépenses.

Dans notre cas, nous développerons la première méthode. Pour ce faire, il est important de lister toutes les sorties d’argent possibles. Dans le cas d’une association, les sorties d’argent pourraient être :

• Les frais fixes (local, bureau, eau, électricité, …)
• Les charges salariales (salaires des professeurs, des dirigeants, etc.)
• Les frais variables (achat de matériel, déplacements, …)

Dans le cas d’une association déjà existante, celle-ci peut tout simplement utiliser l’expérience des exercices passés pour ses prévisions budgétaires. Une association naissante, quant à elle, se basera sur des coûts approximatifs et représentatifs de la réalité.

Je vous invite à le faire sur Excel. Vous aurez une vision plus claire et plus détaillée de votre budget prévisionnel. Le but avec ce budget prévisionnel est de pouvoir connaître approximativement les recettes que vous devez réaliser pour couvrir vos charges.

La collecte de vos recettes

Selon la loi, une association est à but non lucratif. Ce qui veut dire qu’elle n’est pas censée faire des bénéfices. En effet, vous devez pouvoir équilibrer vos dépenses et vos recettes pour avoir une comptabilité qui soit fonctionnelle.

Le premier moyen de collecter de l’argent utilisé dans une association est l’adhésion. La loi ne précise pas d’obligation sur la mise en place d’une adhésion. Vous pouvez donc la rendre obligatoire ou non à tous vos inscrits pour avoir accès à vos activités.

Le second moyen pourrait être le coût de vos cours. Ce coût est premièrement adapté par rapport aux heures de cours, mais aussi par rapport aux coûts sur ce marché.

Le troisième pourrait être une collecte de dons pour soutenir l’association. Pour cela, il faudrait convaincre des personnes d’effectuer des dons sans contrepartie à votre association.

Il existe bien d’autres moyens comme l’organisation d’événements, la vente de produits dérivés, etc.

Les subventions : une ressource financière à ne pas négliger

Parmi les ressources financières à explorer, les subventions publiques restent une source précieuse pour de nombreuses associations. Elles peuvent provenir de la mairie, du département, de la région ou d’organismes nationaux. Pour les obtenir, vous devrez généralement justifier d’objectifs d’association clairs, d’un budget prévisionnel solide et de comptes annuels à jour. Certaines associations agréées peuvent également bénéficier d’exonérations fiscales sur leurs activités non lucratives.

Pour en savoir plus, nous avons un article dédié à la collecte de vos recettes.

La recherche de visibilité : Comment attirer de nouveaux adhérents/élèves

Vous avez maintenant préparé votre saison comme il se doit, il est temps d’ouvrir les inscriptions. Pour arriver à couvrir vos dépenses prévisionnelles, vous allez devoir attirer des élèves/adhérents qui s’inscriront pour participer à vos différentes activités. Il vous faut soigner votre communication et communiquer sur vos activités.

Vous voulez vous faire connaître, vous pouvez utiliser plusieurs moyens différents :

• Des affiches ou prospectus à distribuer
• Les salons, événements qui sont en rapport avec votre activité
• Les mairies et autres
• Les journaux locaux
• Le web : un site web, le site web de la ville, la publicité sur les réseaux sociaux

Il est important à ce niveau de préciser que la mise en place d’un site internet est un bon moyen pour les associations de se faire connaître. Cependant, cela demande une mise à jour régulière du site, car les pratiques évoluent rapidement et deviennent très vite obsolètes. À partir de ce moment, de nombreux risques apparaissent. Tels que le risque de se faire pirater et voler ses données.

Pensez aussi aux adhésions en ligne : permettre à vos futurs membres de s’inscrire et payer directement depuis votre site (ou votre logiciel de gestion) supprime un frein énorme à l’inscription, surtout en période de rentrée où chaque jour compte.

La gestion d’une association c’est aussi gérer les adhérents/élèves.

La gestion des adhérents /élèves commence dès l’inscription de ceux-ci. Par le stockage et le traitement de leurs données parmi lesquelles les informations fournies à l’inscription, les modalités de paiement, etc.

Nous le savons, le traitement des informations si vous avez un nombre important d’adhérents /élèves peut être vraiment fastidieux. En effet, traiter plus de 50 dossiers d’élèves prend du temps, beaucoup de temps.

Il est important de comprendre que tant que l’association n’a pas un nombre très élevé d’élèves, elle arrive quasi parfaitement à gérer ses inscriptions. Cependant, au-delà de cette limite, les associations rencontrent de nombreuses difficultés.

Dans le but de réduire la quantité de travail que vous avez, des logiciels qui vous accompagnent dans la gestion des membres de votre association ont été créés. Vous en trouverez quelques uns en faisant une recherche sur Google.

Parmi eux, vous trouverez Viviarto qui est un logiciel de gestion spécialisé pour les associations et structures. Entièrement en ligne, l’une des fonctionnalités très appréciée, la fonction de gestion des inscriptions / adhérents, ce logiciel est totalement qualifié pour vous accompagner dans votre gestion. Il offre une multitude de fonctionnalités qui peut vous aider à optimiser votre ogranisation et votre gestion. Utilisez des logiciels de gestion ne peut seulement être bénéfique. 

Lorsque la période des inscriptions est passée, vous devez faire un suivi de vos nouveaux membres, les informer des changements de programme, suivre les paiements, etc.

Données personnelles : vos obligations RGPD

Collecter les données personnelles de vos adhérents (nom, adresse, téléphone, certificat médical…) implique des obligations RGPD. Vous devez informer vos membres de la finalité de la collecte, sécuriser le stockage des données et permettre leur suppression sur demande. Un logiciel de gestion en ligne dédié aux associations intègre généralement ces exigences de base, ce qui vous évite de gérer ces aspects techniques vous-même.

Gestion d’association & comptabilité : La gestion financière

En tant qu’association, la loi exige que vous teniez une comptabilité selon les normes du plan comptable. Selon la taille de votre structure, deux approches existent : la comptabilité simple (registre des recettes/dépenses) suffit pour les petites associations, tandis que la comptabilité d’engagement est obligatoire pour les associations reconnues d’utilité publique, celles bénéficiant de plus de 153 000 € de subventions annuelles ou dépassant certains seuils d’activité. Il s’agit donc de suivre quotidiennement chaque entrée et sortie d’argent.

Il existe plusieurs solutions pour tenir votre comptabilité, ce sont :

• Travailler avec un expert-comptable : l’avantage est que vous êtes sûre d’avoir une comptabilité juste et équilibrée, gérée par un professionnel. Cependant, cette solution coute cher.
• Utiliser un logiciel comptable : Sur internet, il existe de nombreux logiciels comptable en ligne à des coûts plus ou moins abordables. Faites une recherche Google, renseignez-vous sur les fonctionnalités, testez les logiciels existants et vous trouverez.
• Tenir un cahier de recettes et dépenses : la loi le tolère pour les très petites associations n’ayant pas de grandes dépenses.

Quelques astuces pour optimiser vos entrées et sorties d’argent

Pour les entrées d’argent, nous vous conseillons de privilégier les paiements en ligne (prélèvement/CB) via un logiciel de paiement en ligne pour association et les paiements par carte bancaire sur TPE. Ils vous permettront de faciliter et simplifier les rentrées d’argent. Vous pourrez ainsi suivre plus facilement les paiements de vos élèves en programmant les prélèvements. Vous pouvez aussi privilégier les paiements en 1, 2 ou 3 modalités qui vous permettent d’avoir rapidement de la liquidité.

En ce qui concerne les sorties d’argent, nous vous encourageons vivement à privilégier les paiements par virement et par carte bancaire. Ils permettent de suivre de manière claire et précise vos différentes dépenses.

Que ce soit pour les entrées comme pour les sorties d’argent, nous vous recommandons de garder des traces en émettant des factures ou en demandant à être facturé.