Logiciel de gestion d’école de danse : inscriptions, planning, paiements

Vous dirigez une école de danse ? Entre la rentrée de septembre, les inscriptions qui s’accumulent, les cours d’essai à gérer et les familles à relancer, l’administratif prend trop de place. Viviarto centralise tout ça — pour que vous passiez votre temps à transmettre, pas à gérer.

Avec un accompagnement humain fort, notre équipe vous aide à mettre en place une solution adaptée à votre réalité terrain.

Les défis quotidiens des écoles de danse

Entre la préparation de la saison, les inscriptions, les paiements, les listes d’attente et le suivi des élèves, la gestion d’une école de danse peut vite devenir lourde.

Viviarto vous aide à structurer tout cela dans un seul outil pensé pour votre réalité terrain.

Préparer la rentrée sereinement
Gérer facilement les inscriptions et les cours d’essai
Suivre les paiements et limiter les impayés
Piloter les quotas et les listes d’attente
Organiser un planning annuel clair par créneaux
Retrouver rapidement la liste des inscrits par cours
Communiquer plus facilement avec les élèves et les familles

Déjà adopté et recommandé par de nombreuses structures de danse

Déjà adopté par de nombreuses structures de danse, Viviarto est apprécié pour sa simplicité d’utilisation, le gain de temps qu’il apporte sur l’administratif et la proximité de son accompagnement humain.

Atelier Danse
« Je tenais à remercier l’équipe de Viviarto pour leur plateforme qui a vraiment simplifié mon quotidien. C’est un gain de temps énorme : je peux envoyer des mails facilement à tous les élèves, gérer les factures, créer des listes… Tout est centralisé et très simple à utiliser. Aujourd’hui, c’est devenu un outil indispensable dans mon organisation. Merci pour cette solution efficace et bien pensée ! »

Evasion studio
« Viviarto est une entreprise humaine avant tout.
J’apprécie beaucoup la réactivité de l’équipe. Je suis satisfaite de leur gestion qui est efficace. Le temps qui est pris à chaque étape pour nous accompagner dans notre gestion. La mise en place d’un logiciel n’est jamais facile mais une fois que c’est lancé on peut faire confiance à 100%.
Nous sommes un studio de danse situé à l’île de la Réunion et la distance ne se voit pas grâce à l’équipe aussi active. »

Depuis plusieurs années, Viviarto accompagne plus de 200 écoles de danse de toutes tailles dans la gestion de leurs cours, de leurs inscriptions et de leur organisation quotidienne. Avec un vrai support humain, des clients satisfaits et un outil pensé pour le terrain.

Pourquoi Viviarto est particulièrement adapté à la gestion d’une école de danse ?

« La différence entre un logiciel générique et Viviarto ? Viviarto a été construit avec des directeurs et gesgtionnaires d’école de danse

Une vraie spécialisation danse

Cours, niveaux, créneaux, stages, ateliers, quotas, listes d’attente : Viviarto s’adapte au fonctionnement réel des structures de danse.

Un outil pensé avec le terrain

Nous construisons Viviarto au contact des écoles et studios pour répondre à leurs besoins concrets, pas à une vision théorique du métier.

Un accompagnement humain fort

Chez Viviarto, vous n’êtes pas seuls face à un logiciel. Notre équipe vous accompagne dans la mise en place et dans l’évolution de vos usages.

Toutes les fonctionnalités essentielles pour gérer une école de danse

Viviarto centralise les outils dont une école de danse a besoin pour gagner du temps, mieux s’organiser et soulager son administratif : inscriptions, planning, paiement, suivi des élèves, communication, quotas, listes d’attente et gestion des stages.

Optimisez votre planning de cours

Créez votre planning de la saison : cours de classique, modern-jazz, hip-hop, contemporain… par niveau, par intervenant, par salle. Suivez en un clic les créneaux complets, les places restantes et vos listes d’attente.

Fluidifiez les inscriptions

Proposez un parcours d’inscription simple et intuitif pour réduire les erreurs, limiter les échanges inutiles et rendre vos futurs inscrits plus autonomes.

Facilitez les paiements

Laissez à vos élèves le choix du mode de règlement : en ligne, sur place ou selon votre organisation habituelle. Vous gagnez en souplesse sans compliquer votre gestion.

Communiquez facilement avec vos familles

Envoyez des emails et SMS à vos élèves, adhérents ou familles pour partager les bonnes informations au bon moment.

Suivez vos factures et encaissements

Générez vos factures, suivez les règlements et gardez une vision claire de vos encaissements tout au long de la saison.

Simplifiez l’accueil et le pointage

Scannez à l’entrée, suivez les présences en temps réel et retrouvez facilement vos feuilles de présence digitales.

Nous dansons à vos côtés 💃

Un accompagnement humain à chaque étape de l’année

On vous accompagne à 100% dans l’utilisation du logiciel de gestion pour votre école de danse.

Un logiciel pensé pour les écoles, studios et associations de danse

Quand on dirige une école de danse, on doit gérer bien plus que des cours : inscriptions, relances, paiements, remplissage des créneaux, listes d’attente, messages aux élèves, factures…

Viviarto centralise tout cela dans un seul outil pour vous aider à gagner du temps, limiter les erreurs et garder une vision claire de votre saison.

Ce que Viviarto change au quotidien pour votre école de danse

Faciliter l’inscription de vos élèves / adhérents à vos cours de danse

Créez des plannings facilement réservables en proposant tous les types de paiement, en ligne ou sur place. Vos futurs élèves choisissent le cours qui leur convient, au bon jour et à la bonne heure, avec un parcours plus simple et plus clair.

Alléger la gestion quotidienne de vos inscriptions

Centralisez toutes vos inscriptions au même endroit. Fixez vos quotas, administrez vos listes d’attente et suivez facilement vos encaissements.

Suivre le remplissage de vos cours en temps réel

Gardez une vue concrète sur les cours complets, les places restantes et les arbitrages à faire.

Communiquer plus facilement avec vos élèves

Informez rapidement vos inscrits en cas de changement, d’ouverture, d’actualité ou de rappel important.

Gérer aussi vos stages, workshops et temps forts

Viviarto vous aide aussi à organiser les moments clés de votre saison, au-delà des seuls cours hebdomadaires.

FAQ - Logiciel de gestion pour école de danse

Voici quelques réponses à vos questions

Quel est le coût du logiciel Viviarto pour une école de danse ?

Si vous rejoignez Viviarto en cours de saison pour organiser vos stages ou workshops, le logiciel de gestion de danse peut être mise à votre disposition gratuitement, avec un accompagnement illimité. C’est une excellente façon de découvrir l’outil sans engagement.

Pour une utilisation sur toute la saison (cours à l’année, cartes, événements…), l’accès se fait via un abonnement annuel adapté à la taille de votre structure. Des facilités de paiement sont proposées, ainsi que différents niveaux d’accompagnement selon vos besoins.

Comment ça marche ?

Après un premier échange téléphonique ou via notre formulaire de contact, vous pouvez créer le compte de votre structure vous-même ou être accompagné par votre référent Viviarto.

Une fois votre compte activé, vous mettez en ligne votre planning de cours sur une page sécurisée. Vos élèves s’inscrivent directement en ligne, choisissent leur créneau et, si vous le souhaitez, règlent leur inscription. Vous suivez ensuite le remplissage de vos cours en temps réel sur notre logiciel de gestion.

Le logiciel va-t-il me soulager au quotidien ?

Oui, c’est même notre priorité. Les inscriptions sont automatiquement enregistrées dans votre base de données, les listes se structurent par cours et le suivi devient beaucoup plus simple.

De nombreuses écoles constatent un gain de temps considérable sur les tâches administratives. L’objectif est que vous puissiez vous consacrer pleinement à votre enseignement, avec la sérénité d’un outil fiable et structuré.

Le paiement en ligne est-il obligatoire ?

Non, vous restez totalement libre. Vous pouvez gérer vos inscriptions sans activer le paiement en ligne et continuer à encaisser chèques ou virements.

Le paiement en ligne est simplement une option supplémentaire qui permet de simplifier la gestion de votre école de danse et de proposer des paiements en plusieurs fois si vous le souhaitez.

Les paiements en ligne sont-ils sécurisés ?

Oui. La sécurité des transactions est une priorité pour Viviarto. Les paiements sont traités selon des standards de sécurité élevés afin de garantir la confidentialité et l’intégrité des données financières.

Chaque jour, de nombreuses transactions sont réalisées via la plateforme en toute fiabilité.

Pourquoi choisir Viviarto plutôt qu’un autre logiciel ?

Viviarto est entièrement spécialisé dans la gestion des écoles, studios et associations de danse. Les plannings, les inscriptions et les fonctionnalités ont été conçus en tenant compte des spécificités de votre métier.

Mais au-delà de l’outil, ce qui fait la différence est l’accompagnement humain. Vous bénéficiez d’un suivi personnalisé et d’un interlocuteur qui comprend réellement votre fonctionnement. C’est cette proximité qui explique la fidélité de la grande majorité des structures que nous accompagnons.

L’informatique me fait peur : Je peux quand même utiliser Viviarto ?

Bien sûr. Dès votre inscription, un référent est désigné pour vous accompagner. Il prend le temps de comprendre le fonctionnement de votre structure et peut vous aider à mettre en place votre planning si nécessaire.

Même si vous n’êtes pas à l’aise avec les outils numériques, vous êtes guidé progressivement, avec un accompagnement disponible par téléphone, email ou visioconférence.

J'utilise déjà AssoConnect, puis-je utiliser Viviarto ?

Oui, les deux peuvent être complémentaires.
AssoConnect est principalement orienté vers la comptabilité et l’édition de bilans financiers.

De son côté, Viviarto est spécialisé dans la gestion des inscriptions et des plannings de cours de danse. Il est parfaitement adapté au suivi des quotas, des abonnements et des activités à l’année.

J'utilise déjà HelloAsso, puis-je utiliser Viviarto ?

Oui. HelloAsso est souvent utilisé pour des événements ponctuels ou des collectes spécifiques. Viviarto, lui, a été conçu pour gérer au quotidien les inscriptions, les plannings et l’organisation complète d’un studio ou d’une école de danse. Les deux solutions peuvent donc être utilisées en parallèle selon vos besoins.