La constitución de tu asociación
Al crear una asociación, el tipo de constitución es fundamental. Según la opción elegida, la gestión de la asociación estará sujeta a obligaciones diferentes. Estas obligaciones cambian según el estatus.
Existen varios tipos de asociaciones:
- Asociaciones Ley 1901: es el modelo más común en Francia. Se declaran en la prefectura y su creación se publica en el diario oficial. Pueden actuar legalmente, abrir una cuenta bancaria, disponer de un local o sede, reunirse con sus miembros, etc.
- Asociaciones con acreditación (agrément): son asociaciones Ley 1901 que han obtenido un reconocimiento del Estado. Ese reconocimiento valida su compromiso con un objetivo de interés general.
- Asociaciones de hecho (no declaradas): tienen estatutos para organizar su funcionamiento, pero no se han declarado oficialmente. Tienen muchas limitaciones. Por ejemplo, no pueden firmar contratos, ni solicitar préstamos bancarios en su nombre, etc.
- Asociaciones de utilidad pública: han sido reconocidas como de utilidad pública por decreto tras un Consejo de Estado. Deben cumplir reglas específicas, entre ellas perseguir un objetivo de interés general.
La gestión de una asociación también incluye: buscar un local
LLa búsqueda de un local es clave en la gestión de una asociación. Es el lugar donde se reúne el equipo. Donde se organizan actividades. Y donde los miembros se sienten parte de un proyecto común.
Por eso conviene elegirlo pensando en el bienestar y la comodidad de tus socios.
Algunas opciones habituales son:
- Usar distintos espacios según las actividades. No siempre necesitas un único local para todo.
- Solicitar un espacio al ayuntamiento. En algunos casos se puede obtener un local con autorización, incluso de forma gratuita.
- Alquilar un espacio según tu presupuesto. Puede ser subalquiler o alquiler completo de una sala.
El planning de tus actividades
En tu proyecto asociativo debes definir el sector de actividad. Eso te ayuda a decidir qué actividades incluir en el planning. Por ejemplo, una asociación de danza ofrecerá clases o talleres de danza, zumba, salsa, etc.
Una vez definidas las actividades, necesitas crear un planning provisional para toda la temporada. Sí, como una empresa. Debes prever la mayor parte del año por adelantado. Esto incluye también la organización de eventos importantes como festivales o galas. Si lo necesitas, aquí te explicamos cómo organizar un espectáculo de danza paso a paso.
Un buen planning es la base de una gestión de asociaciones más simple. Y de una organización más estable.
Viviarto puede acompañarte gracias a sus funcionalidades pensadas para la gestión de una asociación.
Antes de reclutar, define bien las misiones de cada persona.
Las fichas de puesto te ayudan a contratar mejor. Y permiten que cada persona entienda lo que esperas.
Simplifícate la vida
Es cierto: una asociación se basa en el voluntariado. Pero según las actividades y necesidades, también puede contratar personal.
Para reclutar puedes:
-
publicar anuncios en redes sociales,
-
informarte en federaciones vinculadas a tu sector,
-
activar tu red local.
Si reclutas profesores, necesitarás acordar un contrato (freelance o empleado). Y hablar de remuneración, horarios y organización. El planning puede ajustarse después de estas conversaciones.
Una vez reclutado el equipo, toca gestionar el día a día. Eso incluye horarios, horas impartidas, listas de asistencia, etc. Aquí te puede ayudar un software de gestión de planning, con funciones útiles para ahorrar tiempo.
Presupuesto previsional de gastos: un punto clave en la gestión de una asociación
No siempre es fácil gestionar los gastos de una asociación. Hacerlo sin previsión es ir directo contra un muro.
Tanto si tu asociación acaba de nacer como si lleva años, un presupuesto previsional te permite estimar:
-
el total de gastos,
-
y cómo cubrirlos con ingresos.
Siempre habrá imprevistos. Pero cuanto más cubras, mejor respirará la asociación.
Para prever gastos existen dos enfoques:
-
Basarse en los gastos (el más común).
-
Basarse en los ingresos previstos.
En ambos casos, el objetivo es el mismo: equilibrar ingresos y gastos.
Aquí trabajaremos el primero. Empieza por listar todas las posibles salidas de dinero:
- gastos fijos (local, agua, luz, material de oficina…)
- costes salariales (profesores, dirección, etc.)
- gastos variables (material, desplazamientos…)
Si tu asociación ya existe, puedes basarte en ejercicios anteriores. Si es nueva, usa estimaciones realistas.
Consejo: hazlo en Excel. Tendrás una visión clara y detallada. Y podrás saber qué ingresos necesitas para cubrir tus cargas.
Si quieres profundizar en este tema, puedes consultar nuestra guía detallada sobre cómo gestionar el presupuesto de una asociación.
La recogida de ingresos
Por ley, una asociación es sin ánimo de lucro. Eso significa que no está pensada para generar beneficios. Debe equilibrar ingresos y gastos.
Formas comunes de recaudar ingresos:
-
Cuotas de socios (adhesión): la ley no obliga a imponerla. Puedes hacerla obligatoria o no para acceder a actividades.
-
Precio de las clases o actividades: suele ajustarse a horas de clase y al mercado.
-
Donaciones: requieren convencer a personas de donar sin contrapartida.
-
Otras vías: eventos, venta de productos, etc.
Buscar visibilidad: cómo atraer nuevos socios o alumnos
Si ya has preparado la temporada, llega el momento de abrir inscripciones. Para cubrir tu presupuesto, necesitas atraer alumnos o socios. Eso requiere comunicación.
Puedes usar distintos canales:
- carteles y folletos,
- ferias y eventos vinculados a tu actividad,
- ayuntamientos y entidades locales,
- prensa local,
- web: sitio web, web municipal, publicidad en redes sociales.
Un sitio web ayuda mucho a darse a conocer. Pero requiere mantenimiento. Si se queda obsoleto, aparecen riesgos. Por ejemplo, el riesgo de seguridad o robo de datos.
La gestión de una asociación también es gestionar socios o alumnos
La gestión de socios o alumnos comienza desde el mismo momento de la inscripción. Incluye el almacenamiento y tratamiento de sus datos, como la información facilitada en el formulario, las modalidades de pago, la documentación firmada, etc.
Lo sabemos: cuando el número de socios o alumnos es elevado, la gestión de la información puede volverse realmente tediosa. Gestionar más de 50 expedientes requiere tiempo. Mucho tiempo.
Es importante entender que, mientras la asociación no tenga un volumen muy alto de alumnos, puede gestionar las inscripciones de forma casi manual sin demasiados problemas. Sin embargo, a partir de cierto número, empiezan a surgir dificultades organizativas y administrativas.
Para reducir la carga de trabajo, se han desarrollado herramientas digitales que te acompañan en la gestión de miembros de una asociación. Puedes encontrar varias opciones realizando una búsqueda en internet, como por ejemplo un software de gestión para escuelas de danza y asociaciones artísticas que centralice inscripciones, pagos y comunicación.
Entre ellas, está Viviarto, un software de gestión especializado para asociaciones y estructuras artísticas. Es una solución 100 % online. Una de sus funcionalidades más valoradas es la gestión de inscripciones y socios. Este software está diseñado para facilitar tu organización diaria.
Ofrece múltiples funcionalidades que te ayudan a optimizar tu gestión administrativa, el seguimiento de pagos y la organización general. Utilizar un software de gestión no puede más que beneficiarte.
Una vez finalizado el periodo de inscripciones, comienza otra etapa clave: el seguimiento de los socios. Debes informarles sobre cambios en el programa, controlar los pagos pendientes, gestionar comunicaciones y mantener una relación fluida con ellos.
Gestión de asociaciones y contabilidad: la gestión financiera
Existen varias soluciones para llevar la contabilidad de una asociación:
- Trabajar con un asesor contable: la ventaja es que tendrás la seguridad de contar con una contabilidad correcta y equilibrada, gestionada por un profesional. Sin embargo, es una opción que puede resultar costosa.
- Utilizar un software de contabilidad: en internet existen numerosos programas de contabilidad online con precios más o menos asequibles. Puedes hacer una búsqueda, comparar funcionalidades, probar distintas opciones y elegir la que mejor se adapte a tu asociación.
- Llevar un libro de ingresos y gastos: la ley lo permite en el caso de asociaciones muy pequeñas que no tengan un volumen elevado de operaciones ni grandes gastos.
Algunos consejos para optimizar tus entradas y salidas de dinero
Para las entradas de dinero, te recomendamos priorizar los pagos online (domiciliación bancaria o tarjeta) a través de un software de pago online para asociaciones, así como los pagos con tarjeta mediante TPV.
Estos métodos te permiten facilitar y agilizar la recaudación. Además, podrás hacer un seguimiento más sencillo de los pagos de tus alumnos programando domiciliaciones automáticas.
También puedes ofrecer pagos fraccionados en 1, 2 o 3 plazos. Esto te permitirá disponer de liquidez más rápidamente y mejorar la estabilidad financiera de tu asociación.
En cuanto a las salidas de dinero, te aconsejamos priorizar los pagos por transferencia bancaria y con tarjeta. Estos métodos permiten llevar un control claro y preciso de cada gasto realizado.
Tanto para las entradas como para las salidas de dinero, es fundamental mantener una buena trazabilidad. Te recomendamos emitir facturas o solicitar siempre justificantes de pago. Esto facilitará tu contabilidad y garantizará una gestión financiera transparente.
